- Эксперт советует

Эксперт советует. МНС предупреждает: алкоголь на прибыль не влияет. Представительские расходы: алкоголь поможет договориться

Нередко компания, устраивая официальный прием, приобретает алкогольную и табачную продукцию. Затем эти расходы включаются в представительские. Налоговое законодательство России нигде не упоминает конкретно, что включить в можно. Но нет и прямого запрещения это делать. Ведь в представительские расходы можно включать затраты на буфетное обслуживание, организацию делового обеда или ужина. Но вот перечня таких расходов в Налоговом кодексе нет. Бесспорно, ясно одно – это мероприятия, в ходе которых используются пищевые продукты.

Если заглянуть в Общероссийский классификатор продукции ОК 005-93, утвержд. постановлением Госстандарта России № 301 от 30 декабря 1993 г., к продукции пищевой промышленности (класс 91 0000) относятся:

продукция ликероводочной, спиртовой, пивоваренной промышленности (подкласс 91 8000);

продукция винодельческой промышленности (подкласс 91 7000).

Таким образом, организации могут учесть в представительские расходы алкоголь
. Как и все затраты их надо подтвердить документально, а так же доказать, что покупка спиртных напитков для делового приема была экономически целесообразна. Нужно так же убедить проверяющих, что количество алкогольных напитков содействовало установлению или поддержанию сотрудничества с партнерами, что является целью официального мероприятия. Если это не удастся, придется списывать стоимость алкоголя за счет собственных средств.

И специалисты МНС РФ и финансовое ведомство России считают, что затраты организации на покупку алкогольной и табачной продукции для проведения официальных мероприятий можно включить в представительские расходы, учитываемые в целях налогообложения. Но размер таких затрат должен быть ограничен обычаями делового оборота (письмо МНС № 02-5-10/127 от 15.12.2003 г. и письмо Минфина № 03-02-05/1/49 от 09.06.2004 г.).

Если налоговый инспектор будет настаивать на исключении расходов на приобретение алкоголя из состава расходов на представительские цели, то эти требования можно не принимать во внимание. Сейчас ведь именно Минфин РФ разъясняет налогоплательщикам вопросы применения налогового законодательства. Эти разъяснения Минфина даже освобождают, в случае спора по налогам, организацию от штрафа (пункт 1 статьи 111 Налогового кодекса РФ).

Тем не менее, понятие «обычаи делового оборота» не определяется нормативно ни в одном документе, и, конечно, ни один налоговый документ не содержит норм потребления спиртных напитков, например, во время делового обеда для целей налогообложения.

Определение этому понятию дает лишь Гражданский кодекс РФ в п.1 статьи 5. Обычаем делового оборота там называется сложившееся и широко применяемое в какой-либо области предпринимательской деятельности правило поведения, не установленное и не зафиксированное документально.

Следовательно, следующие признаки можно считать правила поведения обычаем делового оборота:

  • — это правило поведения должно применяться в какой-либо предпринимательской деятельности;
  • — оно должно быть не зафиксировано законодательно;
  • — правило должно быть сложившееся, определенное в содержании и устойчивое;
  • — широко применяемое.

Следуя этим признакам можно быть уверенным в том, что употребление спиртных напитков на официальных приемах – это обычай делового оборота. А вот количество алкоголя зависит от норм каждого человека, все индивидуально. И размеры употребления на приеме алкогольных напитков не установит ни один обычай.

Поэтому, количество приобретенного алкоголя необходимо обосновывать с точки зрения обеспечения реализации цели мероприятия – установления и поддержания взаимовыгодного сотрудничества (п. 2 ст. 264 Налогового кодекса РФ). Приобретая слишком много спиртных напитков для деловых переговоров, можно нарушить принцип разумной достаточности и экономически обосновать такую позицию будет достаточно сложно.

Для того чтобы предотвратить споры по этому поводу, организация может разработать нормы употребления алкогольных напитков при проведении официальных мероприятий. Рассчитать норму на человека в сутки, и утвердить этот расчет локальным нормативным актом. Тогда учитывать спиртные напитки будет гораздо проще в качестве статьи затрат на буфетное обслуживание. Нужно будет всего лишь рассчитать сумму по каждому деловому приему в зависимости от количества участвующих человек.

Действующее законодательство не содержит определения и полного перечня представительских расходов, учитываемых при налогообложении. Их состав организация определяет самостоятельно
.

При этом представительские расходы могут быть учтены при налогообложении прибыли без каких-либо ограничений по сумме, если они:

— связаны с производственной деятельностью организации;

— экономически обоснованы;

— подтверждены документально;

— направлены на развитие, расширение, сохранение стабильности осуществляемой предпринимательской деятельности, привлечение новых контрагентов
.

На практике организации часто сталкиваются с вопросом правомерности отнесения тех или иных расходов, связанных с приемом деловых партнеров, в состав затрат, учитываемых при налогообложении прибыли. Зачастую, чтобы избежать споров с контролирующими органами, бухгалтеру необходимо взвесить все риски, связанные с отнесением отдельных расходов к представительским, уметь обосновать их списание на затраты, правильно оформить документы.

Чтобы помочь бухгалтеру в этом, мы попросили высказать свои позиции по данному вопросу лидеров мнений в области налогообложения:

1) специалиста налоговых органов:

,

начальника управления прямого налогообложения главного управления методологии налогообложения организаций МНС.

2) ведущих экспертов в области налогообложения и бухгалтерского учета:


,

заместителя директора ООО «Приватаудит».
Стаж работы в аудите — более 15 лет. Опыт работы с организациями различных форм собственности и отраслевой принадлежности. Автор многочисленных публикаций в печатных изданиях и электронных базах данных по вопросам бухгалтерского учета и налогового законодательства.


,

заместителя директора ООО «РСМ Бел Аудит».
Заместитель Председателя Ассоциации аудиторских организаций.
Входит в состав консультативного совета при МНС.
Общий стаж — 35 лет. Награжден грамотами Совмина, Палаты Представителей Нацсобрания, МНС.


,

ведущего аудитора ООО «Аудиторский центр «Эрудит».
13-летний опыт работы в управлении методологии налогообложения юридических лиц МНС. Лектор многочисленных семинаров, консультант «горячих линий», автор большого количества публикаций по налогообложению.


,

аудитора ООО «АудитИнком».
14-летний опыт работы.
Более 1500 публикаций в СМИ и печатных изданиях.


,

аудитора.
12-летний опыт работы в качестве аудитора с крупнейшими предприятиями Беларуси.
Автор многочисленных публикаций в печатных изданиях и электронных базах данных.

Мы предложили лидерам мнений рассмотреть самые, на наш взгляд, распространенные виды представительских расходов.

По нашей просьбе каждому виду расходов они присвоили степень «налогового риска» от 1 до 5 в порядке возрастания, начиная с самого безопасного (1) и заканчивая наиболее рискованным (5).



Рассмотрим более подробно позиции лидеров мнений по каждому из пяти видов расходов, приведенных на рисунке, а также определим, сколько процентов из опрошенных экспертов признали, что расходы рискованно учитывать при налогообложении прибыли.

Исходные данные:
Организация принимает деловых партнеров для проведения переговоров. Цель переговоров — подписание договора купли-продажи. Все расходы экономически обоснованы и документально подтверждены.

Вопрос:
Может ли организация отнести на затраты в качестве представительских расходов и учесть при налогообложении прибыли следующие расходы на:

1. оплату питания деловых партнеров?

Все участники опроса сошлись во мнении, что указанные расходы безопасны в налоговом плане
. Они ссылаются на то, что ограничение в части возможности включения в состав затрат, учитываемых при налогообложении прибыли, установленное подп. 1.7-1 ст. 131 НК в отношении расходов на питание, организацию досуга и отдыха при проведении переговоров и других аналогичных мероприятий, не применяется в том случае, если указанные расходы относятся к представительским
.

Это соответствует позиции МНС, изложенной в Письме N 2-2-10/01238.

Данный вид расходов находится на 1-м месте нашего рейтинга по безопасности отнесения его на затраты.

2. аренду коттеджа для проживания представителей деловых партнеров на время переговоров?

Подавляющее большинство участников опроса сошлись во мнении, что учитывать такие расходы при налогообложении прибыли безопасно в налоговом плане.

Евгений Герштейн

считает, что на такие арендные расходы прямо указано в Письме N 2-2-10/01238, соответственно это затраты, учитываемые при налогообложении.

А вот по мнению Натальи Нехай

,
учитывать такие расходы в составе затрат можно только при соответствующем обосновании, поскольку в Письме N 2-2-10/01238 поименованы расходы на проживание в гостиницах. Вместе с тем, по словам эксперта, в состав представительских
расходов могут быть включены и иные обоснованные и документально подтвержденные расходы. Таким образом, при обосновании выбора в качестве места проживания не гостиницы, а коттеджа (например, такое место проживания было пожеланием деловых партнеров либо отсутствовала гостиница соответствующего уровня) расходы на аренду коттеджа можно учесть при налогообложении.

Виталий Раковец

и Виктор Статкевич

придерживаются позиции, что экономическая сущность понесенных расходов на аренду коттеджа аналогична расходам на проживание в гостинице, которые, как отмечалось выше, прямо поименованы в Письме N 2-2-10/01238. По мнению Виталия Раковца,

аренда коттеджа зачастую связана с желанием предоставить представителям организации-партнера более комфортные условия проживания. Вместе с тем, по мнению Ольги Тарасевич

,
такие расходы могут учитываться при налогообложении прибыли при условии проведения в арендованном коттедже деловых встреч, переговоров.

Данный вид расходов расположился на 2-й строчке нашего рейтинга безопасности. Таким образом, учитывать при налогообложении данные расходы возможно, однако некоторая доля риска все же присутствует.
Половина опрошенных экспертов считают, что при учете данного вида расходов при налогообложении прибыли риски отсутствуют полностью, а другая половина — что некоторая доля риска все же есть.

3. посещение деловыми партнерами СПА-комплекса (бани, сауны)?

Следующий вид расходов находится на 3-м месте нашего рейтинга.

По мнению Ольги Тарасевич

,
посещение СПА-комплексов, бань и саун трудно связать с официальным приемом бизнес-партнеров. Поэтому такие расходы не могут рассматриваться как представительские и не должны включаться в «прибыльные» затраты.

Вместе с тем большинство экспертов считают, что при соответствующем обосновании указанные расходы можно учесть при налогообложении прибыли. Однако налоговые риски в отношении данного вида расходов значительно выше, чем в отношении, например, расходов на питание, т.к. они не упоминаются в Письме N 2-2-10/01238 напрямую.

Так, Наталья Нехай

отмечает, что в состав представительских
расходов согласно Письму N 2-2-10/01238 могут быть включены расходы на аренду помещения для проведения представительских мероприятий и при этом не указывается, что помещение обязательно должно быть офисным. Кроме того, приведенный в нем перечень представительских расходов не является исчерпывающим и в состав представительских расходов могут быть включены и иные обоснованные и документально подтвержденные расходы. Так, приглашение иностранных партнеров в русскую баню кроме преследуемой цели ознакомит гостей с традициями нашей страны.

По данному вопросу Виктор Статкевич

высказал мнение, что такие расходы можно учесть при налогообложении, несмотря на тот факт, что в Письме N 2-2-10/1238 эти расходы прямо не поименованы (по мнению эксперта, их нельзя отнести к культурным мероприятиям). Он отмечает, что перечень представительских расходов не является закрытым. К тому же, как указано в Письме N 2-2-10/01238, «при рассмотрении вопроса об отнесении расходов по проведенному представительскому мероприятию в состав затрат, учитываемых при исчислении налога на прибыль, следует исходить из их необходимости в процессе осуществления предпринимательской деятельности. Проведение таких мероприятий должно быть направлено на развитие, расширение, сохранение стабильности
осуществляемой предпринимательской деятельности, привлечение новых контрагентов
«. При этом совместное посещение с партнерами СПА-комплексов, бань, саун и т.п. может способствовать поддержанию либо установлению и налаживанию деловых контактов.

По мнению Михаила Абгаряна

,
при условии, что эти расходы предусмотрены программой приема деловых партнеров, утвержденной принимающей стороной, они могут быть включены в состав затрат, учитываемых при налогообложении, поскольку они не подпадают по действие подп. 1.7-1 ст. 131 НК. Однако, как считает эксперт, налоговые риски в отношении данного вида расходов значительно выше, чем в отношении, например, расходов на питание, т.к. они не упоминаются в Письме N 2-2-10/01238 напрямую. При этом он отмечает, что моментом, несколько снижающим степень рисков, можно рассматривать тот факт, что ранее, когда расходы на представительские цели подлежали нормированию и существовал достаточно четко очерченный их перечень, расходы на оплату бытового обслуживания были предусмотрены в составе расходов на представительские цели
.

Евгений Герштейн

отметил, что определенный «субъективный риск» присутствует («излишества»), но объективно, в условиях отсутствия очерченного перечня, вполне возможно отнести указанные расходы в состав затрат.

Виталий Раковец

также полагает, что при учете данных расходов в составе затрат для целей налогообложения прибыли у организаций могут возникнуть разногласия с контролирующими органами. Однако эксперт считает, что на практике в неформальной обстановке и случаются важные договоренности, необходимые для осуществления предпринимательской деятельности. Вместе с тем он отмечает, что организации придется постараться, чтобы обосновать производственную необходимость таких расходов. На основании вышеизложенного делаем вывод, что относить такие расходы в состав затрат, участвующих при налогообложении прибыли, довольно рискованно
.

4. сувенирную алкогольную продукцию?

По итогам голосования данный вид расходов находится на четвертой строчке нашего рейтинга.

Виталий Раковец

и
Михаил Абгарян

отмечают,
что при выдаче деловым партнерам такой продукции возможны претензии работников контролирующих органов, связанные с тем, что ст. 11 Закона N 429-З содержит запрет на безвозмездную передачу алкогольной продукции. Несмотря на тот факт, что Закон N 429-З не является нормативным актом, регулирующим налоговые правоотношения, наличие упомянутого запрета существенно увеличивает налоговые риски в отношении расходов на приобретение и передачу сувенирной алкогольной продукции.

Евгений Герштейн

также считает, что относить такие расходы в состав затрат весьма рискованно, учитывая неопределенность фразы «бесплатное (безвозмездное) распространение юридическими лицами и (или) индивидуальными предпринимателями алкогольных напитков»
.

Наталья Нехай

,
ссылаясь на тот же подп. 1.17 ст. 11 Закона N 429-З, присоединяется к вышеизложенной позиции: дарение алкогольного напитка не только не учитывается при налогообложении прибыли, но также не должно фигурировать в бухгалтерском учете организации.

Вместе с тем Виктор Статкевич

по данному вопросу высказывает иную позицию.
Он считает, что основной целью сувениров является именно привлечение внимания либо непосредственно к компании, либо к городу, либо к стране пребывания приглашенных партнеров, а не сам подарок как знак внимания, так как в противном случае под видом представительских
расходов можно было бы списывать все товарно-материальные ценности, которые оказались у организации в недостаче либо подверглись порче. В качестве сувенира можно рассматривать алкогольную продукцию, которая имеет соответствующую специально изготовленную тару, отличающуюся от этих же алкогольных изделий в обычной потребительской массовой таре, содержащую упоминание страны пребывания гостей (Беларусь, белорусский и т.п.). По мнению данного эксперта, организация вправе квалифицировать такие расходы в качестве расходов на проведение представительских
мероприятий.

По мнению опрошенных, данному виду расходов степень «налогового» риска достаточно высокая. Только двое из опрошенных, возможно, рискнули бы учесть такие расходы при налогообложении прибыли.

При этом даже часть экспертов, которые сказали бы «да» таким расходам, считают, что налоговые риски по ним следует оценить как очень высокие, и не рекомендуют учитывать их при налогообложении.

5. алкоголь, включенный в ужин с деловыми партнерами?

Этот вид расходов замыкает наш рейтинг как самый рискованный. Большинство опрошенных считает, что при учете данных расходов в составе затрат для целей налогообложения прибыли у организаций могут возникнуть разногласия с контролирующими органами.

Евгений Герштейн

и
Наталья Нехай

,
ссылаясь на подп. 1.4 Директивы N 1 и подп. 6.2 Декрета N 5, считают, что указанные расходы не следует учитывать при налогообложении прибыли, поскольку распитие спиртных напитков во время выполнения служебного задания (встречи с деловыми партнерами) фактически является употреблением алкоголя по месту работы. В связи с этим стоимость алкоголя не следует включать в затраты организации, даже если алкогольные напитки употреблялись только гостями.

Позиция Ольги Тарасевич

по данному вопросу однозначна: распитие спиртных напитков не имеет отношения к бизнесу. Поэтому расходы по оплате алкоголя не могут быть признаны представительскими расходами и учитываться при расчете налога на прибыль.

В то же время Виталий Раковец

отмечает, что расходы, в том числе на спиртные напитки, могут быть включены как представительские в состав затрат, учитываемых при налогообложении, только при производственном их обосновании, экономической целесообразности и документальном подтверждении независимо от места проведения представительских мероприятий. При этом обоснованность и необходимость затрат, связанных с представительскими целями, следует рассматривать применительно к конкретной ситуации в зависимости от вида деятельности или специфики организации.

Он указывает, что Директива N 1 распространяется только на работников организаций и на практике в неформальной обстановке случаются важные договоренности, необходимые для осуществления предпринимательской деятельности. По его мнению, наличие на столе некоторого количества алкогольных напитков в настоящее время нередко является определенной традицией при проведении переговоров. Например, сложно представить совместный ужин с делегацией из Франции без наличия вина. Вместе с тем эксперт отмечает, что при наличии алкоголя в счете на питание у организаций могут возникнуть разногласия с контролирующими органами по поводу возможности учета таких расходов в составе затрат.

По мнению Виктора Статкевича

,
такие расходы следовало бы учитывать при налогообложении. Прежде всего, как отмечает эксперт, ни для кого не секрет, что в настоящее время налоговые органы крайне негативно относятся к возможности учета расходов на приобретение алкогольных напитков в качестве представительских расходов, и высказывают позицию, что такие расходы нельзя включать в состав затрат, учитываемых при налогообложении, даже при подтверждении факта того, что такие алкогольные напитки потреблялись исключительно принимаемыми партнерами, а не сопровождающими их лицами, или исключительно в нерабочее время, т.е. без нахождения работников принимающей стороны в состоянии алкогольного опьянения в рабочее время. Это же подтверждается и практикой проверок по вопросам соблюдения налогового законодательства, в том числе в 2017 году, когда контролирующие органы исключали из состава затрат расходы на алкогольные напитки, которые организация квалифицировала в качестве представительских расходов. Однако эксперт считает, что такая позиция контролирующих органов представляется не совсем верной.

Таким образом,

эксперт не рекомендует включать в состав затрат
указанные расходы в целях избежания претензий со стороны контролирующих органов до официального изменения позиции налоговых органов по данному вопросу.

Ссылаясь на ту же Инструкцию N 29, Михаил Абгарян

считает,
что позиция о непризнании расходов на алкоголь в составе затрат является недостаточно обоснованной. Кроме того, по его мнению, при оплате стоимости алкогольных напитков во время ужина, проводимого в ресторане не в рабочее время организации, исключены и формальные претензии, связанные с нарушением требовании Директивы N 1.

Эксперты присвоили высокую степень риска данным расходам. И лишь один из участников опроса с высокой долей сомнения решился бы уменьшить налогооблагаемую базу на сумму таких расходов. Таким образом, делаем вывод, что учитывать при налогообложении прибыли стоимость алкоголя крайне рискованно
.

Подводим итоги

При отнесении на затраты, учитываемые при налогообложении прибыли, расходов, поименованных в пунктах:

1 и 2- риски полностью отсутствуют;

3 — существуют определенные риски;

4 и 5 — существуют очень большие риски.

При отнесении на затраты расходов, указанных в пунктах с 3 по 5 нужно быть готовым доказывать контролирующим органам производственную необходимость этих расходов. Поэтому тем, кто все же решит учесть при налогообложении прибыли указанные расходы, следует более тщательно отнестись к подготовке документов, подтверждающих их обоснованность. Желающим обезопасить себя, целесообразно обратиться за официальным разъяснением в налоговые органы для выяснения официальной позиции
.

Благодарим всех участников опроса за содействие в подготовке данного материала.

Представительские расходы — это расходы организации на официальные примы, деловые встречи, которые совершаются в целях взаимовыгодного сотрудничества.

С 2002 года к представительским расходам относят также все расходы компании, которые не связаны с производством товаров (оказание услуг) и ее реализацией. Данному виду расходов посвящается пункт 2 главы 264 НК РФ.

Согласно Постановлению ФАС Западно-Сибирского округа от 01.03.2007 № Ф04-9370/2006(30552-А81-27), суд указал, что к представительским расходам можно отнести также те расходы, которые прямо в п. 2 ст. 264 НК РФ не упомянуты. Нетрудно понять, что список представительских расходов открытый.

Критерии признания представительских расходов

Для обоснования данных расходов в целях налогообложения по налогу на прибыль, они должны соответствовать определённым критериям:

  • Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, понесенные налогоплательщиком.

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ. Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Документальное оформление представительских расходов

Унифицированных форм по оформлению таких расходов не существует. Каждая организация разрабатывает свои удобные формы, некоторые из которых являются обязательными:

  • Приказ о проведении представительского мероприятия. В приказе должны указываться дата и место проведения, цель мероприятия, наименование организации-контр¬агента, список лиц, ответственных за проведение и обеспечение данного мероприятия, и сотрудник, на которого возлагается контроль.
  • Программа представительского мероприятия. Данная программа прикладывается к приказу, в ней необходимо отразить основные этапы и даты официального приема. Программа утверждается руководителем организации.
  • Смета представительского мероприятия. Смету желательно расписывать на каждое мероприятие в отдельности. Обязательно утвердить у руководителя. В смете как правило расписывают по статейно: транспортные расходы, буфетное обслуживание, расходы на приобретение букетов, сувенирных изделий.
  • Отчет о проведении мероприятия. В отчете необходимо отразить дату и место проведения, цель, наименование партнеров, участники мероприятия пофамильно с должностями и результат, который был достигнут в ходе мероприятия.
  • Акт на списание представительских расходов. А акте необходимо отразить точную сумму (вплоть до копеек), согласно понесенных расходов. Акт подписывает главный бухгалтер и руководитель организации.

Помимо составление внутренних документов, необходимо собрать все чеки и документы, подтверждающие сумму понесенных расходов.

Налоговый учет представительских расходов

В целях уменьшения налога на прибыль (в составе прочих расходов) норма признания представительских расходов (данная статья затрат нормирована) не должна превышать 4% от расходов на оплату труда за отчетный налоговый период, в котором совершалось мероприятие.

«Входной» НДС принимается к вычету в сумме признания представительских расходов для учета налогообложения прибыли. Если в последующих кварталах текущего года оставшаяся часть представительских расходов укладывается в норматив, то НДС с нее также может быть принят к вычету.

Что нельзя относить к представительским расходам

Обращаем ваше внимание, какие расходы нельзя относить к представительским расходам:

  • Обеды в пансионатах, санаториях, в развлекательных (кроме баров и ресторанов) местах;
  • Оформление визовых документов для своих сотрудников;
  • Затраты на оформление праздничных мероприятий (например, Новый год, 8 марта, 23 февраля), а также юбилеи сотрудников;
  • Сумма представительских расходов, в сумме превышения нормы.

Представительские расходы дают коммерсанту много возможностей. Под них
можно списать почти все левые затраты. Вопрос открыт лишь с расходами на
алкоголь и сигареты. Давайте его закроем

«Хотите кофе? …Ну тогда, может быть, чего-нибудь покрепче?» Зачастую хорошие
отношения с людьми налаживаются именно так. Поэтому дорогой коньяк в сейфе
генерального директора, кубинские сигары на столе давно стали нормой. Затраты,
а порой немалые, как говорится, налицо. Неплохо было бы их списать. Для этого
подходят представительские расходы. Правда, особо размахнуться не получится:
такие расходы не могут превышать 4 процентов от суммы расходов на оплату труда
с начала года (п. 2 ст. 264 НК РФ). Так что статья будет в первую очередь интересна
бухгалтерам фирм, где «белый» фонд зарплаты богатый.

Возник спор: относить ли к представительским расходам спиртные напитки и сигареты.
И хотя «битва за алкоголь» ведется давно, в последнее время перевес явно оказывается
на вашей стороне… Обо всем по порядку.

Инспекция бьется за здоровый образ жизни…

В некоторых регионах учитывать спиртные напитки при расчете налога на прибыль
налоговики запрещают. К примеру, такой позиции они придерживаются в Московской
области (письмо УМНС по Московской области от 10 марта 2003 г. № 04-27/03000).
Инспекторы приводят всего один аргумент. Они считают, что список представительских
расходов, приведенный в пункте 2 статьи 264 Налогового кодекса, является закрытым.
Алкогольная же продукция в нем не поименована. УМНС по г. Санкт-Петербургу
отстаивает это мнение в письме от 7 марта 2003 г. № 02-05/4803.

Давайте выясним, насколько оно состоятельно. Обратимся к тому же документу,
на который ссылается налоговая, – Налоговому кодексу. Вот что он относит к
расходам на представительские цели: «…расходы на проведение официального
приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия)…, буфетное обслуживание
во время переговоров…» (п. 2 ст. 264 НК РФ).

Как мы уже отметили, проверяющие почему-то считают, что спиртные напитки в
этот перечень не входят. Кстати, блюда, подающиеся на официальных приемах,
тоже в нем не перечислены. Почему же алкоголь нельзя отнести к «буфетному обслуживанию»
или «расходам на проведение обеда или иного аналогичного мероприятия»? Не совсем
понятно. Итак, это была позиция региональных инспекторов.

…а мы не уступаем

У федерального налогового ведомства она лояльнее. Ее озвучил на одном из семинаров
заместитель руководителя департамента налогообложения прибыли Олег Хороший.
Он сослался на письмо МНС
России от 15 декабря 2003 г. № 02-5-10/127 .

Чиновники признали, что алкогольные напитки и табачные изделия могут включаться
в «…представительские расходы, которые учитываются при налогообложении прибыли…».

Радует, что количество выпитого МНС не нормирует. Правда, в письме есть одна
любопытная фраза. Так, их разрешается потреблять только в размерах, предусмотренных
«обычаями делового оборота при проведении деловых переговоров». Забавно, не
правда ли? Отметим лишь, что в кодексе такого ограничения (если так можно назвать)
нет.

Подытожим. Помимо вышеприведенного высказывания чиновника в вашу пользу есть
два аргумента. Во-первых, главный налоговый документ включать в представительские
расходы стоимость алкоголя и сигарет не запрещает. Во-вторых, эту стоимость
вы можете отнести к буфетному обслуживанию во время встречи. Ведь чем именно
украсить стол переговоров, решать вам. Если и это проверяющих не убедит, обратите
их внимание, что с вами солидарны и судьи (см., например, постановление Федерального
арбитражного суда Приволжского округа от 28 августа 2003 г. по делу № А55-2139/03-6).

Без бюрократии никуда

Чтобы со спокойной совестью списать расходы как представительские, у вас должно
быть несколько документов. Во-первых, приказ руководителя о представительских
расходах. В нем руководитель утверждает предельные размеры (нормативы) по каждому
виду расходов. Заметим, что эти ограничения носят формальный характер. Во-вторых,
кассовые чеки. Они подтвердят расходы. И в-третьих, должен быть отчет о проведении
мероприятия. В нем указывают дату и место проведения приема (переговоров, встречи),
программу мероприятия, участников и величину представительских расходов.

Напомним, в Налоговом кодексе прямое требование о положительных результатах
встречи отсутствует. Целью переговоров может быть просто установление хороших
отношений с партнерами.

Право фирмы включать в представительские расходы стоимость спиртных напитков
инспекторам оспорить будет сложно. Однако вы можете не вступать в споры с проверяющими.
Достаточно лишь принимать к учету только те счета, в которых алкоголь не упомянут.
Для этого попросите ресторан, в котором происходит встреча с партнерами, не
выделять спиртные напитки в счете отдельной строкой. Их нужно просто включить
в общую стоимость обеда. Тогда повод для претензий к вам исчезнет.

Чтобы купить, лицензия не нужна

Бывали случаи, когда проблемы возникали с приобретением алкоголя для фирмы.
Так, в своем официальном письме от 27 марта 2000 г. № 29-09/11278 столичное
УМНС отметило, что для такой покупки коммерсант должен иметь лицензию. Причем
она должна быть независимо от того, на какие цели эти спиртные напитки закупаются.
Инспекторы ссылаются на закон о регулировании оборота алкогольной продукции
(Закон от 22 ноября 1995 г. № 171-ФЗ). Он запрещает «поставку алкогольной и
спиртосодержащей пищевой продукции организациям, не имеющим предусмотренных
законом лицензий» (п. 3 ст. 20). В противном случае, говорят налоговые работники,
лицензия самого поставщика на производство и оборот спиртосодержащей продукции
может быть отозвана.

Но не обращайте внимания на эти требования. Они необоснованные. Инспектор
и сам это поймет, если вы откроете ему статью 1 вышеприведенного закона. В
ней сказано, что этот документ касается лишь тех, кто занимается «…розничной
продажей алкогольной и спиртосодержащей продукции».

Ю. Перебейнос, эксперт ПБ

Каждая компания обязана следить за нормированием, а также порядком оформления представительских расходов. Это позволит списывать их без последствий для бизнеса. С этой целью необходимо определиться с тем, что собой представляют такие расходы, какие затраты к ним относят, а также каким образом по ним определяют нормы. В статье рассмотрим что такое представительские расходы в 2018 году, а также порядок их нормирования.

Что относят к представительским расходам

Порядок учета представительских расходов

В представительские расходы включают следующие виды затрат:

  1. По организации официального приема, прем не будет иметь значение время и место проведения приема. Прием может проходить как в самой организации, так и в каком-либо ресторане, как в дневное, так и в вечернее время. Исключения в данном случае составляют развлекательные организации. В это же группу относят и затрат на покупку алкоголя для приема.
  2. Трансфер до места приема и обратно.
  3. На буфет.
  4. По услугам переводчика, если он не состоит в штате компании.

Следующие виды затрат не могут быть приняты к учету для целей налогообложения:

  1. По организации развлечений и отдыха, в то числе экскурсии, посещение театров, сауны, выезд на природу и т.д.
  2. Связанные с покупкой сувениров и подарков участникам приема. Однако, в некоторых случаях списать сувенирную продукцию в качестве представительских расходов все таки возможно. Например, если на сувенире присутствует логотип компании и вручен он был на приеме участникам с целью поддержания сотрудничества.
  3. На проживание и размещение гостей.

Пределы для нормирования представительских расходов

Если организация является плательщиком налога на прибыль, то она может представительские расходы включить в состав прочих расходов компании (264 НК РФ). При этом следует учитывать, что у данных расходов существует норма.

Важно! Норма представительских расходов составляет не более 44% от расходов по оплате труда за налоговый период, в котором мероприятие проводилось.

Порядок списания представительских расходов

Представительские расходы списываются по итогам отчетного периода
. К примеру, по итогам первого квартала, полугодия, девяти месяцев или года.

Порядок подтверждения представительских расходов

Для подтверждения затрат для целей налогообложения требуется документальное подтверждение.
Оно включает в себя всю сопутствующую первичку, то есть чеки, акты накладные и т.д. также потребуется составить приказ о проведении приема, смету расходов (она является предварительной) с установленным лимитом, отчет о проведении приема. Отчет о проведенном мероприятии должен быть утвержден руководителем компании и содержать следующее:

  • дату и место проведения приема;
  • программу приема;
  • всех участников;
  • стоимость приема.

Важно! Для того, чтобы компания могла экономически обосновать понесенные затраты, при оформлении затрат указывается цель проведения мероприятия.

Представительские расходы в командировке

Если работник находится в командировке, то у него также могу возникнуть расходы, которые могут быть отнесены к представительским
. Например, сотрудник в командировке может понести следующие расходы:

  • на официальную встречу с контрагентами;
  • обеспечение представителей транспортом до места приема и обратно;
  • услуги переводчика, привлеченного со стороны.

Важно! Документальное подтверждение расходов в данном случае сопровождается авансовым отчетом по понесенным затратам. К отчету прикладываются первичные документы, а также отчет о проведенном мероприятии. Утверждает документы руководитель компании.

Пример оформления представительских расходов

Предположим, что ООО «Континент» в первом квартале 2018 года провело прием представителей компании ООО «Веста». Для этого ООО «Континент» оформило такие документы:

  • Приказ о проведении мероприятия;
  • Смету расходов на прием, которая содержит предварительные общие суммы по расходам на официальное мероприятие, например:
  • Отчет о проведенном приеме, который составляется уже после проведенного мероприятия. Утверждает отчет руководитель организации.