- В цифрах

В цифрах. Заполнение чековой книжки. Основные счета по учету наличных денежных средств

Приветствую! Сегодня мы продолжим изучать участок бухучета денежных средств. Следующим его представителей (наряду с расчетным счетом) является учет денег в кассе фирмы. Пожалуй, это тоже самый простой участок в работе.

Учет денежных средств в кассе — минимум теории

Бухгалтерский счет учета по кассе — это счет с кодом 50. На этом счете ведется учет информации о деньгах в кассе предприятия. Эти деньги называют наличными, в обиходе — НАЛ. Весь бухгалтерский участок касса можно описать буквально несколькими ключевыми терминами:

  • Лимит денежных средств в кассе
  • Ограничение на максимальную сумму расчетов с контрагентами по кассе
  • Два основных первичных документа кассы
  • Специальный отчет по кассе.
  • Специальный документ, предназначенный для выдачи заработной платы.

Лимит денежных средств

В кассе каждый день может храниться сумма денег, не превышающая некоторый лимит. Лимит или ограничение суммы определяется банком, по согласованию с руководителем предприятия. Сумма лимита — это сумма денег, необходимая предприятию для оплаты мелких хозяйственных расходов, выдача командировочных, выплата заработной платы и др. Сумма лимитов может пересматриваться в связи с возрастающей потребностью фирмы.

Организации, не ИП, излишек наличных денег обязательно сдают в банк на расчетный счет. Для этого, если суммы большие, предприятия пользуются услугами инкассации, которые в конце дня приезжают и забирают излишек. В конце месяца фирма-инкассация выставляет нашей фирмы суммы по оказанным услугам.

Единственный случай, когда в кассе разрешается иметь суммы сверх лимита — это дни выплаты заработной платы. И то, есть ограничение в количестве дней — от 3-х до 5. Сумма не выданной заработной платы помечается в бухучете, как депонированная и деньги сдаются в банк.

Ограничение расчетов наличными деньгами

Для начала вспомним, кто такие контрагенты — это участники рынка, с которыми взаимодействует наше предприятие. Участниками могут быть организации, индивидуальные предприниматели и физические лица. Все они взаимодействуют между собой и осуществляют взаиморасчеты наличкой, т.е. через кассу.

Когда взаимодействие происходит между организациями и физическими лицами — ограничений нет.

Между организацией и другими организациями, между организацией и ИП — существует ограничение в 100000р. в рамках одного договора. Т.е. выплатить или получить деньги можно только в сумме не больше 100000р. по одному договору. Если сумма договора больше, то остальные платежи придется осуществлять через расчетный счет. Либо составлять несколько договоров, отличающихся друг от друга. Придумывание новых немного разных договор делается для того, чтобы контролирующие органы не посчитали их сделанными специально для обхода ограничения в 100000р.

Первичные документы для учета денежных средств в кассе

Суть работы участка кассы — это взаиморасчеты с контрагентами, сотрудниками, а также выдача денег подотчетным лицам на оплату нужд самого предприятия. Самые основные первичные документы в бухучете по учету кассы — это:

  • Приходный кассовый ордер (ПКО)
  • Расходный кассовый ордер (РКО)
  • Платежная, либо Расчетно-платежная ведомость

Назначение ПКО и РКО
— зарегистрировать прием, либо выдачу денег по кассе. Эти документы не должны иметь исправлений, помарок. Если нужно что-то исправить — выписывается новый документ.

В работе кассира, кроме создания по кассе ПКО и РКО, существует еще одно действие, выполняемое в конце дня. Этим действием будет создание и распечатка специального отчета под названием «Кассовая книга».

Отчет «Кассовая книга»
— это специального вида реестр, собирающий за день все движения по кассе: все ПКО и РКО. Кассовая книга показывает остаток в кассе на начало дня, все приходы за счет ПКО, расходы за счет РКО и остаток на конец дня.

Документ «Платежная, либо Расчетно-платежная ведомость»
— это документ больше для расчетчика заработной платы. Для кассы (т.е. для кассира) используется печатная форма этого документа для выдачи наличных денег по заработной плате. В печатной форме «расчетно-платежная ведомость» сотрудник расписывается за полученные деньги. В конце дня кассир подводит итог всех выплаченных сумм и делает один общий РКО на итоговую сумму. Печатную форму РКО кассир подкалывает к печатной форме «Платежная, либо Расчетно-платежная ведомость»

Примеры первичных документов для работы денежными средствами по кассе






Взаимодействие учета денежных средств с другими счетами

Как только встречается слово взаиморасчеты по кассе, так сразу же должно всплывать словосочетание «поставщики», «покупатели», «сотрудники». Добавьте сюда еще участок подотчетных лиц и расчетный счет. И все. Это самые используемые на фирмах участки бухучета, работающие с кассой.

Теперь сразу небольшое практическое задание. Выпишите счета бухучета, с которыми, по-вашему мнению, задействован счет кассы (50)

Как выглядит в плане счетов

Сейчас настало время заглянуть в план счетов и посмотреть, как выглядит бухгалтерский счет в программе 1С Бухгалтерия. Давайте попробуем рассказать про счет и «предсказать», что мы ожидаем увидеть, когда начнем с ним работать. Ок?

Характеристики по 50 счету говорят нам, что счет
:

«Аналитический»
, поскольку имеются субсчета и субконто «Движения денежных средств». Таким образом, вся информация о наличности предприятия уже детализируется.

«Активный»
— видим букву «А»

Вспоминаем, счет «Активный», значит информация с него в Балансе пойдет в таблицу Актив. Приход всех денег будет отображаться в Дебете счета, а расход пойдет в Кредит счета. Остаток по счету может быть только в Дебете либо 0.

Субконто «Движение денежных средств»
, чем оно нам интересно? Дело в том, что это субконто разделяет информацию по кассе на более подробную, показывая нам Как
двигаются наличные денежные средства. (кстати, помните, такое же субконто есть у 51 счета) Посмотрите на реальный отчет по кассе в «ОСВ по счету 50»


Дополнительно

Бухгалтер, работающий на участке касса, несет полную материальную ответственность за вверенные ему деньги: их учет, контроль и остаток.

Отчет «кассовая книга» имеет свою последовательную нумерацию и составляется только в те дни, когда были хоть какие-то движения по кассе. В те дни, когда не было ни одного ПКО или РКО — отчет «Кассовая книга» не составляется.

Выдача заработной платы, когда получателем является не сам сотрудник, а кто-то за него, тогда кассир требует доверенность.

Также доверенность требуется от представителя поставщика, если он пришел в кассу нашего предприятия получить деньги за что-то, что мы у него купили.


В бухгалтерии есть два понятия слова касса, и иногда с ними возникает некоторая путаница. Под кассой организации или ИП в широком смысле понимается совокупность денежной наличности и операций, проводимых с нею. Поэтому ее еще называют операционной кассой. Кроме того, касса — это аппарат ККМ для выбивания чеков при реализации товара. Как соотносятся эти понятия?

Касса и ККТ — в чем различия?

Что такое касса, как аппарат, то есть ККМ, понятно всем. Что же касается операционной кассы, то ее можно представить как виртуальный кошелек организации (ИП), в котором лежат наличные средства. В отличие от ККМ, в таком кошелке отражаются изменения денежных средств не только за счет реализации, но и от прочих операций. Например:

  • операция 1 — денежные средства сняты с банковского счета на хозяйственные нужды — это приход по операционной кассе;
  • операция 2 — выданы суммы сотрудникам под отчет — это расход по операционной кассе.

При этом ни первая, ни вторая операции не имеют никакого отношения к ККТ. Деньги получаются бухгалтером в банке и попадают в сейф. Оттуда же они выдаются работникам под отчет.

Назначение ККТ — фиксировать изменения выручки, то есть приход от реализации товаров и расход при их возврате, а также выбивать кассовый чек. Современные ККТ также обязаны передавать данные в ФНС через интернет.

В отличие от этого, операционная касса как совокупность денежной наличности отражает изменение средств в результате не только реализации, но и иных операций. Таким образом, операционная касса является более широким понятием, чем ККТ, а применение кассового аппарата является одним из элементов ведения кассового учета. Такой учет ведут и те торговые точки, которые не применяют кассовые аппараты.

Кассовый учет

Существует два вида кассового учета — базовый и упрощенный. Базовый учет подразумевает составление таких документов:

  1. Приходный кассовый ордер — оформляется при поступлении денежных средств в кассу.
  2. Расходный кассовый ордер — при выдаче наличных.
  3. Кассовая книга — в ней отражаются все операции, при которых выписываются ПКО и РКО.
  4. Авансовые отчеты — составляются работниками, чтобы отчитаться о суммах, которые были выданы им под отчет.
  5. Документы, по которым производятся выплаты работникам наличных средств:
    • расчетно-платежная форма Т-49;
    • платежная ведомость Т-53.

Также существует понятие кассового лимита, то есть максимальная сумма наличности, которая может быть в кассе. Лимит рассчитывается в соответствии с порядком, установленным Центральным банком РФ и закрепляется внутренним документом, например, приказом. Нарушать его можно лишь тогда, когда средства в кассе предназначены для выдачи физлицам.

Особенности упрощенного учета

С 1 июня 2014 года субъекты малого предпринимательства и индивидуальные предприниматели могут применять упрощенный кассовый учет. Он подразумевает отказ от приходного и расходного кассовых ордеров, кассовой книги. Также нет необходимости устанавливать лимит наличности. Таким образом, субъекты, принимающие упрощенный кассовый учет, обязаны составлять только платежно-расчетную форму № Т-49 и ведомость № Т-53.

Учет операций, которые проводятся через ККТ

Кассовые операции, то есть расчеты с покупателями, также оформляются документально. И это не только фискальный документ — кассовый чек, но и ПКО, РКО и некоторые виды отчетов. Раньше их было гораздо больше, но с внедрением онлайн-касс это количество существенно сократилось. В общей сложности отменены 9 отчетов, в том числе журнал и справка-отчет кассира-операциониста, акт о проверке наличных денежных средств, а также некоторые другие акты и журналы. Информация, которая передавалась в этих отчетах, теперь поступает с онлайн-касс в автоматическом режиме.

Приходный кассовый ордер можно сформировать в электронном виде. Делается это автоматически по данным о продажах, которые сохраняются в онлайн-кассе на фискальном накопителе (ФН). Эти данные формируются в виде кассового чека, а также отчетах о регистрации аппарата в ФНС (или изменении информация о кассе), открытии и закрытии смены, текущих расчетах и закрытии ФН. Для этого ККТ должна быть интегрирована с бухгалтерской учетной системой или сервисом.

Расходный кассовый ордер также можно составлять в электронном виде.

Расходные операции бывают двух типов:

  1. Выдача денег из кассы сотруднику организации.
  2. Возврат денег покупателю.

В первом случае кассовый чек не пробивается и никаких данных в ФНС не передается. Но необходимо указать причину выдачи денежных средств, например, зарплата или оплата наличными средствами поставщику за товары/услуги.

Случай возврата денег покупателю более сложный. Тут возможно несколько вариантов действий.

  1. Покупатель купил товар за наличные денежные средства и вернул его в тот же день. В этом случае деньги покупателю возвращаются из кассы, кассир пробивает чек с признаком расчета «возврат прихода», а данные об операции сразу направляются в ФНС.
  2. Покупатель купил товар за наличные и возвращает его в другой день. Кассир должен отыскать в памяти ККТ нужную смену за последние 14 дней, найти чек, выбитый при реализации этого товара и произвести возврат чека. Средства возвращаются покупателю из кассы, а в ФНС направляется чек с признаком «возврат прихода».
  3. Покупка оплачивалась банковской картой, и на нее же будет произведен возврат. Эта ситуация несколько сложнее, поскольку автоматически сделать возврат могут не все терминалы. В этом случае все делается в несколько этапов:
    • оформляется заявление о возврате, а на его основании — расходный кассовый ордер;
    • по данным РКО составляется платежное поручение;
    • по платежному поручению деньги возвращаются на счет покупателя с расчетного счета продавца или из его наличных средств (в данном случае под наличными средствами понимается не денежный ящик ККТ, а операционная касса, например, наличность в сейфе).

Штрафные санкции

Если организация неправильно учитывает операции по операционной кассе
, это считается грубым нарушением правил бухгалтерского учета и карается по статье 15.11 КоАП. Должностное лицо может быть оштрафовано на 5000-10000 рублей, а если повторить нарушение — на 10000-20000 рублей. В качестве альтернативной меры может быть применена дисквалификация на срок до двух лет.

Штрафы за нарушение порядка применения ККТ более разнообразны. Они приведены в статье 14.5 КоАП РФ.

Если ККТ не применяется
при проведении операций, которые должны быть проведены через нее, то предпринимателя или должностное лицо штрафуют на 25-50% суммы, которая проведена без применения аппарата. При этом минимальный штраф составит 10000 рублей. Штраф для организации за подобные правонарушения составит 75-100% не отраженных в кассовых чеках сумма, но не менее 30000 рублей. Если то же самое правонарушение повторится, должностное лицо может быть дисквалифицировано на 1-2 года. Организация и предприниматель и вовсе рискуют своей дальнейшей деятельностью — она может быть приостановлена на срок до 90 суток.

Если продавец не выдал чек
, на первый раз его могут просто предупредить. В худшем случае штраф должностному лицу составит 2000 рублей, а юридическому — 10000 рублей.

Если организация нарушит правила применения или порядок регистрации кассовой техники
, то будет оштрафована на 5000-10000 рублей. Должностному лицу за то же правонарушение грозит штраф 1500—3000 рублей.

Если вы допустили правонарушение неумышленно, целесообразно сразу же проинформировать об этом ИФНС. Тогда штрафа можно избежать в соответствии с пунктом 15 статьи 14.5 КоАП. Однако это верно в том случае, если ИФНС еще не знает о вашем правонарушений.

Министерство образования Российской Федерации

Государственное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«Челябинский государственный университет»

Кафедра бухгалтерского учета и аудита

Курсовая работа

по предмету «Бухгалтерский финансовый учет»

на тему

«Бухгалтерский учет наличных денежных средств»

Выполнил: студент группы ЭБВ-201

Проверил: Пустовалова М.Л..

ЧЕЛЯБИНСК

ВВЕДЕНИЕ

Поддельные купюры

Приходный кассовый ордер

Расходный кассовый ордер

Инвентаризация кассы

Практическая часть

Заключение

Список литературы

ПРИЛОЖЕНИЯ

ВВЕДЕНИЕ

Денежные средства представляют собой аккумулированные в денежной форме активы организации, находящиеся в ее кассе в виде наличных денег и денежных документов, на банковских расчетных, валютных и специальных счетах, в выставленных аккредитивах, чековых книжках, переводах в пути и прочее.

В процессе предпринимательской деятельности организации постоянно ведут взаимные денежные расчеты. Денежные расчеты производятся либо в виде безналичных платежей, либо наличными деньгами. Использование наличных денег при расчетах регламентируется Федеральным законом «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» [ 7 ], Положением о правилах организации наличного денежного обращения на территории РФ [ 9 ], Порядком ведения кассовых операций в РФ [ 10 ] и др. Эти нормативные документы предусматривают несколько основных элементов контроля со стороны государства за движением наличных денежных средств.

Именно указанные документы вошли в основу изучения и раскрытия темы бухгалтерского учета наличных денежных средств в настоящей курсовой работе. Были сделаны акценты на основные положения, на которых основывается кассовая дисциплина организаций, подробно освещена тема фальшивых купюр, с которыми неизбежно сталкиваются все организации, работающие с наличностью, приведены все основные бухгалтерские проводки по учету наличия и движения денежных средств в кассе.

Общие принципы кассовой дисциплины

Все нормативные документы, регулирующие положения по кассовой дисциплине, предусматривают несколько основных элементов контроля со стороны государства за движением наличных денежных средств.

  1. Для приема, хранения и расходования наличных денежных средств в организации должно быть специально оборудованное помещение — касса, удовлетворяющее требованиям безопасности и надежности. Касса должна быть оснащена техническим оборудованием для работы с денежными купюрами. Руководство организации несет ответственность, если по его вине не были созданы условия, обеспечивающие сохранность денежных средств при их хранении и транспортировке. Помещение кассы должно быть изолировано, а двери в кассу во время совершения операции — заперты с внутренней стороны. Доступ в помещение кассы лицам, не имеющим отношения к ее работе, воспрещается. Наличные деньги должны храниться в специальных сейфах и хранилищах, ключи от которых имеются у ограниченного количества лиц (оригиналы — у кассира, дубликаты — у директора). Ключи от металлических шкафов и печати хранятся у кассиров, которым запрещается оставлять их в условленных местах, передавать посторонним лицам либо изготавливать неучтенные дубликаты. Учтенные дубликаты ключей в опечатанных кассирами пакетах, шкатулках и др. хранятся у руководителей организаций. Не реже одного раза в квартал проводится их проверка комиссией, назначаемой руководителем организации, результаты ее фиксируются в акте.

При обнаружении утраты ключа руководитель организации сообщает о происшествии в органы внутренних дел и принимает меры к немедленной замене замка металлического шкафа.

Помещение кассы ежедневно опечатывается кассирами. При транспортировке денег кассир должен быть обеспечен транспортом и охраной.

Хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих данной организации, запрещается.

Все документы, связанные с приходом и расходом денежных средств хранятся в архиве организации 5 лет.

На весь перечень работ по техническому укреплению помещения кассы и ее оборудованию охранной и охранно-пожарной сигнализацией составляется техническо-сметная документация. При этом в смете расходы отражаются раздельно по источникам финансирования: расходы по текущему и капитальному ремонту относят на себестоимость продукции (работ, услуг), а расходы по установке и монтажу охранно-пожарной и охранной систем учитывают как капитальные вложения.

Кассы организаций могут быть застрахованы в соответствии с действующим законодательством.

На практике касса чаще всего включает в себя главную кассу и ряд операционных касс. Главная касса выполняет функции по движению денежных средств и является держателем основных первичных и отчетных документов по их учету. Операционные кассы служат для приема наличных денежных средств за реализованные товары (работы, услуги) с применением контрольно-кассовых машин и (или) документов строгой отчетности.

Для ведения кассовых операций в штате организации должна быть предусмотрена должность кассира. Кассир при поступлении на работу должен ознакомиться с порядком ведения кассовых операций и заключить с администрацией договор о полной индивидуальной материальной ответственности за сохранность принятых им ценностей. Кассир не может передавать другому лицу выполнение своих обязанностей. Кассир, в соответствии с действующим законодательством, несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный организации в результате умышленных действий, а также небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям. У субъектов малого предпринимательства с незначительным оборотом наличных денежных средств разрешено выполнять функции кассира лицу, ведущему бухгалтерский учет. Часто в небольших компаниях за бухгалтерский учет фирмы отвечает приглашенный специалист, но он же исполнять обязанности кассира не может. Со всеми, кто будет работать с наличными деньгами, обязательно подписывается договор о полной материальной ответственности. Но по ТК РФ данный договор возможен исключительно между работником и работодателем. Человек же со стороны, выполняет он отдельные задания или курирует целое направление, не связан с предприятием трудовыми отношениями. Таким образом, к операциям с наличностью должны допускаться только штатные сотрудники. Эту же позицию занимает и Минфин.

В тех случаях, когда единственного на предприятии кассира требуется подменить, его функции по письменному приказу руководителя временно возлагаются на другого работника, с которым также заключается договор о материальной ответственности. Если кассир вынужден внезапно оставить работу (например, заболев), то находящиеся у него ценности пересчитываются и передаются другому кассиру (подменяющему работнику) в присутствии руководителя и главного бухгалтера или комиссии из назначенных руководителем лиц. Одновременно составляется акт, а затем его подписывают присутствующие.

Все кассовые операции должны оформляться унифицированными формами первичной учетной документации.

  1. Организации обязаны все свободные денежные средства в учреждениях банка. В кассу организации наличные деньги поступают с расчетного, текущего, специального счетов в банках, от покупателей и заказчиков, при возврате ранее выданных подотчетных сумм и прочее. Для получения денег со своего расчетного счета в банке организации выдается чековая книжка. Чтобы снять наличные деньги с расчетного счета, бухгалтер заполняет денежный чек, подписывает его вместе с руководителем и передает кассиру. В чеке указывается назначение получаемой суммы. Отрывная часть чека остается в банке, а корешок чека (с указанием суммы) служит оправдательным документов для организации. Чек действителен в течение 10 дней с момента его выписки.
  2. Для контроля движения наличных средств используются контрольно-кассовые машины (ККМ). Законодательно установлено применение ККМ при осуществлении денежных расчетов с юридическим и физическими лицами по товарным операциям или по оказанию бытовых услуг, так как эти сферы деятельности связаны с массовым наличным денежным оборотом. Исключение составляют только те организации, которые в силу специфики своей работы используют документы строгой отчетности, заменяющие чеки ККМ. [ 7 ]

Центральный банк РФ регулярно устанавливает лимит (ограничение) наличных расчетов между юридическими лицами наличными деньгами. С середины 2006 года это ограничение распространяется и на индивидуальных предпринимателей. В настоящий момент в соответствии с п.1 Указаний Банка России от 20.06.2007г. №1843-У этот лимит составляет 100 000 рублей в рамках одного договора. Данное Указание включает в себя и расчеты по исполнению договора займа.

В кассе организации могут храниться не только наличные денежные средства, но и денежные документы. К ним относятся оплаченные путевки в дома отдыха и санатории, оплаченные авиабилеты, проездные билеты, карты экспресс — оплаты и т.п. Денежные документы учитывают по фактической стоимости их приобретения. Поступление и выдача ценных бумаг производится по ПКО и РКО, после чего кассир составляет отчет по их движению.

К денежным документам НЕ относятся:

  • документы на нематериальные активы (их учитывают на счете )
  • ценные бумаги (учитываются на счете )
  • бланки строгой отчетности (учитываются на счете )
  • выкупленные у акционеров акции (счет )

Денежные документы учитываются в сумме фактических затрат на их приобретение. Приобретение денежных документов может осуществляться за наличный и безналичный расчет.

Синтетический учет этих ценностей ведется на субсчете «Денежные документы» к счету «Касса». Аналитический учет денежных документов ведут по их видам. По дебету этого счета отражается стоимость приобретенных документов в корреспонденции со счетами денежных средств и расчетов, по кредиту — выдача документов.

Оприходованные в кассе денежные документы (путем оформления приходного кассового ордера) выдаются подотчетным лицам для использования или реализуются сотрудникам организации по льготным ценам (выбытие оформляется расходным кассовым ордером).

В кассовой книге движение денежных документов отражается обособленно. Ежемесячно кассир сдает отчет о движении денежных документов.

Пример (учет карт экспресс — оплаты):

Пример (Организация приобрела путевку за 10 000 руб. и реализовала ее сотруднику по льготной цене (3000 рублей):

Оприходована путевка от поставщика

Оплачено поставщику за путевку

Путевка реализуется сотруднику

Сотрудник оплатил в кассу льготную стоимость путевки

Часть стоимости путевки компенсирована за счет средств ФСС

Часть стоимости путевки компенсирована за счет прибыли

С работника удержан НДФЛ с суммы компенсации за путевку — (7000*13%)

Документы строгой отчетности (бланки строгой отчетности, квитанции путевых листов и пр.) учитываются на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности». При выдаче бланков строгой отчетности под отчет материально ответственным лицам делаются записи по дебету этого счета, а при получении отчета материально ответственного лица — по кредиту этого счета. Аналитический учет по счету 006 «Бланки строгой отчетности» ведется по документам и местам хранения.

Кроме рублевых поступлений и расходов по кассе предприятия, возможно движение валютных средств наличными, в частности при направлении работника в зарубежную командировку.

Для учета операций с наличной валютой к счету 50 «Касса» открываются субсчета «Касса организации в валюте» для обособленного движения наличной иностранной валюты по каждому наименованию. В этом случае приход и расход валютных наличных средств отражаются отдельно (в рублях РФ и в соответствующей иностранной валюте по курсу ЦБ РФ на дату проведения хозяйственной операции) в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров и кассовой книге, используемых только для учета наличия и движения валюты. Поступление, выдача валюты оформляются ПКО и РКО в обычном порядке. Ордера выписываются в валюте платежа: долларах США, немецких марках и т.д. Операции в кассовой книге отражаются как в валюте платежа, так и в ее рублевом эквиваленте по курсу ЦБ РФ на дату совершения операции.

Поступление валютных средств в кассу со счета в банке

Сумма иностранной валюты, выданная под отчет на командировочные расходы в рублевой оценке

Сумма курсовой разницы

Сумма командировочных расходов, признанных в бухгалтерском учете

Сумма курсовой разницы зачислена в доходы

Зачисление валютных средств из кассы на валютный счет в банке

Лимит остатка денежных средств в кассе предприятия

Организации обязаны хранить все свободные денежные средства в учреждениях банков. Соблюдение кассовой дисциплины контролируют конкретные банки, которые обслуживают данную организацию. Обслуживающий банк и организация заключают между собой договор. По этому договору банк устанавливает еще один лимит, ограничение на остаток денег, который может находиться в кассе на конец дня. Для установления такого лимита организация представляет в учреждение банка расчет по установленной форме . Сверх этого лимита, согласно п. 9 Порядка ведения кассовых операций в РФ, деньги в кассе могут находиться только в дни выплаты заработной платы, пособий, подотчетных сумм в течение трех рабочих дней, включая день получения денег в банке. Для предприятий, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностям, установлен свой срок — до пяти дней.

Лимит остатка наличных денег в кассе устанавливается учреждениями банков ежегодно всем предприятиям, независимо от организационно-правовой формы и сферы деятельности, имеющим кассу и осуществляющим налично-денежные расчеты. При наличии у организации нескольких счетов в различных учреждениях банков, организация по своему усмотрению обращается в одно из обслуживающих учреждений банков с расчетом на установление лимита остатка наличных денег в кассе. После установления лимита остатка кассы в одном из учреждений банка, предприятие направляет уведомления об определенном ему лимите остатка кассы в другие учреждения банков, в которых открыты ему соответствующие счета. Для организации, которой установлен срок сдачи выручки «на следующий день», лимит утверждается в пределах среднедневной выручки наличными деньгами. Остаток наличных денег в кассе предприятия на конец дня, превышающий установленный лимит, рассматривается как сверхлимитный. По предприятию не представившему расчет на установление лимита остатка наличных денег в кассе ни в одно из обслуживающих учреждений банка, лимит остатка кассы считается нулевым, а не сданная предприятием в учреждения банков денежная наличность — сверхлимитной. Лимит остатка кассы может пересматриваться в течение года в установленном порядке по обоснованной просьбе предприятия (в случае изменения объемов кассовых оборотов, условий сдачи выручки и пр.), а также в соответствии с договором банковского счета. Как правило, лимит утверждается до начала календарного года. Но если с этим произошла задержка, то, пока утверждение лимита не произошло, возникает вопрос, что же принять за лимит — прошлогоднюю, заявленную или нулевую величину? Принять заявленную, так как независимо от того, когда лимит введен, он является действительным на весь календарный год, с 1 января по 31 декабря.

При оформлении разрешения на расходование выручки, поступающей в кассу предприятия, необходимо учесть, что юридические лица и индивидуальные предприниматели, не имеющие задолженности по платежам в бюджеты всех уровней и государственные внебюджетные фонды, по согласованию с обслуживающими их банками могут расходовать поступающую в их кассу выручку:

  • на заработную плату, иные выплаты работникам (в т.ч. социального характера);
  • командировочные расходы;
  • на оплату товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг;
  • выплату за оплаченные ранее за наличный расчет и возвращенные товары, невыполненные работы, не оказанные услуги;
  • выплату страховых возмещений (страховых сумм) по договорам страхования физических лиц.

При обнаружении в кассе сверхлимитных сумм со стороны налоговой инспекции возможно административное наказание. Фирму по статье 15.1 КоАП РФ могут оштрафовать на 40 000 — 50 000 руб., должностных лиц — на 4 000 — 5 000 руб. Штрафы взимаются в течение двух месяцев

с момента нарушения на основании банковского документа о проведенной проверке.

Форма бланка расчета стандартная. По ее заполнению необходимо пояснить некоторые моменты.

Если у фирмы обычный рабочий график, например с 9.00 до 18.00, а отделение банка находится рядом, то выручку можно сдавать ежедневно. Другое дело, если работа длится допоздна или все «приемные пункты» находятся достаточно далеко. Тогда обычный способ сдачи выручки не подойдет, но можно воспользоваться вечерней кассой или инкассацией. Если у банка их нет, мероприятие придется проводить на следующий день. В особом положении находятся фирмы, работающие в выходные и праздники. Если они расположены в крупных городах, то выручку будут забирать ежедневно: условие об инкассации в выходные и праздничные дни обычно прописано в договоре с банком. В небольших населенных пунктах назначается периодичность — раз в столько-то дней. Тогда наличные средства, поступившие за субботу и воскресенье, можно относить в банк в понедельник.

В строке формы «Просим разрешить расходование выручки на» указываются цели, для которых предназначаются деньги. Однако если организация будет их использовать по — другому, то ей ничего не грозит.

Расчет составляют в двух экземплярах, подписывают у руководителя и главного бухгалтера и заверяют фирменной печатью. Оба экземпляра сдают в банк, откуда второй экземпляр с разрешением банка возвращается в бухгалтерию фирмы.

Наличные расчеты с применением ККТ

Законодательно установлено применение ККТ при осуществлении денежных расчетов с юридическим и физическими лицами по товарным операциям или по оказанию бытовых услуг, так как эти сферы деятельности связаны с массовым наличным денежным оборотом.

Кассовый аппарат можно купить у организации — производителя или в специализированной фирме. При этом приобретаемая модель должна быть включена в Государственный реестр контрольно — кассовой техники.

Введенные ранее в эксплуатацию кассовые аппараты даже в случае исключения их из государственного реестра можно применять до истечения нормативного срока амортизации. Продолжительность срока амортизации определяется с учетом Классификации основных средств, включаемых в амортизационные группы. ККТ как средство механизации и автоматизации управленческого и инженерного труда отнесена к четвертой амортизационной группе — имущество со сроком полезного использования свыше 5 лет до 7 лет включительно.

Инспекция ФНС может снять с учета в одностороннем порядке модель ККТ, исключенную из реестра, если истек срок амортизации. При этом налоговый орган должен уведомить об этом организацию не поздняя дня, следующего за днем истечения нормативного срока амортизации кассового аппарата.

При покупке кассового аппарата следует заключить договор о его техническом обслуживании и ремонте с центром технического обслуживания или предприятием — изготовителем. Аппарат должен соответствовать техническим характеристикам, установленным в Положении о регистрации и применении ККТ . В частности:

  • иметь корпус, фискальную память, накопитель фискальной памяти, контрольную ленту и устройство печати кассовых чеков;
  • обеспечивать печать кассовых чеков, некорректируемую регистрацию информации и энергонезависимое долговременное хранение информации;
  • эксплуатироваться в фискальном режиме;
  • иметь часы реального времени в соответствии с установленными техническими характеристиками и параметрами функционирования;
  • быть исправным;
  • иметь знаки «Государственный реестр» и «Сервисное обслуживание» установленного образца;
  • иметь идентификационный знак и марки — пломбы установленного образца, а также эксплуатационную документацию и др.

ККТ нужно зарегистрировать в налоговом органе по местонахождению юридического лица. Для этого необходимо подать заявление. К нему прилагают паспорт контрольно — кассовой техники и договор о ее технической поддержке.

Если же у торговой фирмы есть обособленное подразделение (киоск, магазин и пр.), то заявление о регистрации кассового аппарата следует подавать по местонахождению данного подразделения.

Налоговый орган регистрирует ККТ в течение пяти рабочих дней. Сведения вносят в книгу учета контрольно — кассовой техники. Одновременно с регистрацией пользователю выдается карточка регистрации ККТ.

У кассового аппарата три режима эксплуатации: один рабочий и два контрольных. Первый, называемый «касса», — это привычное покупателю пробивание денежных сумм и выдача чеков. Одновременно, уже сугубо для внутренних нужд, заполняется контрольная лента. Два других режима позволяют получить посменные отчеты — Х и Z.

Х — отчет представляет собой показания суммирующего счетчика, выводимые без обнуления на отдельный чек. Снимается при проверках, санкционированных руководством, либо при очередной сдаче выручки в кассу организации или старшему кассиру. Х — отчет можно сформировать в любое время по секциям, сменам или по кассе в целом.

В конце смены при сдаче оставшейся части выручки счетчик обнуляют. Его последнее состояние, которое и является Z — отчетом, регистрируется в фискальной памяти и на чеке. Отчет содержит показания секционных и контрольных регистров на начало и конец дня, сумму дневной выручки, а также суммы и число чеков возврата, суммы скидок и число аннулированных чеков.

Что дальше делать с Х- и Z — отчетами, законодательством не оговорено, но совершенно очевидно, что их следует сохранять. Х — отчет, фиксирующий часть дневной выручки, рекомендуется прикладывать к ПКО, а Z — отчет как итоговый документ по смене — наклеивать в журнал кассира — операциониста.

Налоговый кодекс не устанавливает срока хранения для документов, не относящихся к первичным, и их отсутствие ненаказуемо. Вместе с тем налоговики настаивают, чтобы журнал кассира — операциониста, контрольные ленты, Z — отчеты, как и первичные документы, хранились пять лет. Ответственный — руководитель организации. Есть и еще один повод не спешить избавиться от лишних бумаг. Хотя Налоговый кодекс не требует хранить все документы, тем не менее за их непредоставление по запросу инспектора предусматривает штраф. Организациям — 50 руб. за каждый такой документ. А согласно ст. 15.6 и 19.7 КоАП РФ на 300-500 руб. пострадают и должностные лица.

В течение дня кассир принимает деньги от покупателей и одновременно пробивает на кассовом аппарате кассовый чек, который погашается путем надрыва и выдается покупателю.

Чек — обязательный документ при наличных расчетах, подтверждающий исполнение обязательств по договору купли-продажи (оказания услуги) между покупателем (клиентом) и юридическим лицом. Как всякий документ, он содержит определенный набор реквизитов:

  • наименование и ИНН организации;
  • заводской номер кассового аппарата;
  • порядковый номер, дата и время покупки (оказания услуг);
  • стоимость покупки;
  • отметка о фискальном режиме. [ 16 ]

За неприменение кассового аппарата предусмотрена административная ответственность. Под неприменением ККТ, в частности, понимают :

  • фактическое не использование ККТ, в том числе по причине ее отсутствия;
  • использование ККТ, не зарегистрированной в налоговых органах;
  • использование кассового аппарата, который не включен в Государственный реестр контрольно — кассовой техники;
  • использование ККТ без фискальной (контрольной0 памяти, с фискальной памятью в нефискальном режиме или с вышедшим из строя блоком фискальной памяти;
  • использование контрольно-кассового аппарата, у которого пломба либо отсутствует, либо имеет повреждение;
  • пробитие контрольно — кассовой машиной чека с указанием суммы, которая меньше уплаченной покупателем, и др.

За данные правонарушения статьей 14.5 КоАП РФ предусмотрены следующие штрафные санкции:

  • с кассиров — от 1 500 до 2 000 руб.;
  • с должностных лиц — от 3 000 до 4 000 руб.;
  • с организаций и предпринимателей — от 30 000 до 40 000 рублей

Как видно в нарушители могут попасть все. Однако ФНС России полагает, что эта статья должна распространяться не на кассиров и должностных лиц, а только на организации и индивидуальных предпринимателей. И вот почему: применять кассовый аппарат продавца обязывает не закон о применении ККМ, а трудовой договор, заключенный с работодателем — владельцем ККМ. А упомянутый закон, в свою очередь, возлагает данную обязанность на организации и индивидуальных предпринимателей. Да и к ответственности за отсутствие кассового аппарата привлекается именно организация (предприниматель), а не продавец. И тем не менее налоговые инспекторы все же напоминают, что на основании главы 39 ТК РФ работодатель вправе впоследствии потребовать возмещения штрафов с продавца.

Порядок приема денег:

  1. кассир называет сумму к оплате;
  2. кассир получает деньги от покупателя, называет полученную сумму и кладет их отдельно на виду у покупателя
  3. кассир печатает чек
  4. кассир называет сумму сдачи и выдает ее покупателю вместе с чеком.

Журнал кассира — операциониста и другие документы, подтверждающие денежные расчеты с покупателями, нужно хранить в течение не менее пяти лет. А потому для сохранности информации необходимо применять качественную термобумагу.

Все записи в журнале кассир — операционист ведет ежедневно в хронологическом порядке шариковой ручкой без помарок. Вносимые исправления оговариваются и заверяются подписями кассира — операциониста, руководителя и главного бухгалтера фирмы.

Перед тем как сдать кассовую машину в ремонт, торговая фирма должна снять показания контрольных денежных счетчиков и оформить акт по форме № КМ-2.

Расходы на ремонт признаются в бухгалтерском учете по мере оказания услуг и оформления акта. Они отражаются по счету 44 «Расходы на продажу». В налоговом учете затраты на ремонт в полном объеме включают в состав расходов.

Если необходим ремонт денежных контрольных счетчиков или электронной части ККТ, то делается соответствующая запись в журнале учета вызовов технических специалистов и регистрации выполненных работ (форма № КМ-8). Этот журнал заполняет специалист технического центра. Записи о приемке работ по ремонту ККТ подтверждаются подписями специалиста центра техобслуживания и ответственного лица организации. Кроме отметок о проведенных работах в журнале делается запись об опломбировании и содержании оттиска клейма.

В некоторых случаях торговые организации и предприниматели все же могут не применять ККТ. В частности, это возможно в случаях торговли:

  • газетами и журналами, а также сопутствующими товарами в киосках. Но при условии, что доля продажи газет и журналов в их товарообороте составляет не менее 50 процентов и ассортимент сопутствующих товаров утвержден органом исполнительной власти субъекта РФ. При этом учет торговой выручки от продажи газет и журналов и продажи сопутствующих товаров ведется раздельно;
  • ценными бумагами;
  • лотерейными билетами;
  • билетами и талонами для проезда в транспорте;
  • продовольственными и непродовольственными товарами (за исключением технически сложных) с ручных тележек, корзин, лотков;
  • в пассажирских вагонах поездов чайной продукцией в ассортименте, утвержденном федеральным органом исполнительной власти в области железнодорожного транспорта;
  • безалкогольными напитками в розлив;
  • мороженым в киоске;
  • из цистерн пивом, квасом, молоком, растительным маслом, живой рыбой, керосином;
  • вразвал овощами и бахчевыми культурами;
  • почтовыми марками и другими знаками почтовой оплаты (по номинальной стоимости);
  • на рынках, ярмарках, в выставочных комплексах, а также на других территориях, предназначенных для ведения торговли. Исключение — находящиеся в этих местах магазины, павильоны, киоски, палатки, автолавки и другие аналогично обустроенные и обеспечивающие показ и сохранность товара торговые места, а также открытые прилавки внутри крытых рыночных помещений при торговле непродовольственными товарами.

Документы, оформляемые при использовании ККТ

При работе с кассовым аппаратом заполняют следующие унифицированные формы:

  1. № КМ -1 «Акт о переводе показаний суммирующих денежных счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков контрольно — кассовой машины» (два экземпляра) (см. Приложение 1).

Это документ, куда записывают показания денежных и контрольных счетчиков до и после обнуления. Оформляется при вводе в эксплуатацию нового кассового аппарата и в некоторых других случаях комиссией, состоящей из главного или старшего бухгалтера, старшего кассира и кассира — операциониста, в присутствии представителя технического центра и налогового инспектора. Первый экземпляр отправляют в технический центр, второй остается у владельца.

  1. № КМ — 2 «Акт о снятии показаний контрольных и суммирующих денежных счетчиков при сдаче (отправке) контрольно — кассовой машины в ремонт и при возвращении ее в организацию» (один экземпляр) (см. Приложение 2).

Составляют при сдаче аппарата в ремонт или другой организации. Заверяется руководителем, старшим кассиром, кассиром, налоговым инспектором и специалистом центра техобслуживания.

  1. № КМ -3 «Акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам» (один экземпляр).

Заполняют при возврате денежных средств. Визируется руководителем организации, заведующим отделом (секцией), старшим кассиром и кассиром — операционистом.

  1. № КМ — 4 « Журнал кассира — операциониста».

Контрольно — регистрационный документ показаний счетчиков. Применяется для учета приходных и расходных операций.

  1. № КМ — 5 «Журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков контрольно — кассовых машин, работающих без кассира — операциониста».

Заменяет журнал кассира — операциониста в магазинах и на предприятиях общественного питания, где чеки пробивают сами продавцы или официанты.

  1. № КМ — 6 «Справка — отчет кассира — операциониста» (один экземпляр).

Содержит показания счетчиков кассового аппарата и размер выручки за рабочий день. Составляется ежедневно и вместе с выручкой сдается по приходному ордеру старшему (главному) кассиру или руководителю организации. Справку подписывают руководитель (или лицо его заменяющее), старший кассир и кассир — операционист.

  1. № КМ -7 «Сведения о показаниях счетчиков контрольно — кассовых машин и выручке организации» (один экземпляр) (см. Приложение 3).

Сводный отчет за рабочий день. Формируется на основе справок кассиров — операционистов. Заверяется теми же лицами.

  1. № КМ -8 «Журнал учета вызовов технических специалистов и регистрации выполненных работ» (см. Приложение 4).

Заполняется специалистами центра техобслуживания, хранится у руководителя организации или его заместителя.

  1. № КМ — 9 «Акт о проверке наличных денежных средств кассы»

Для записи результатов незапланированной проверки. Если ее проводит налоговый инспектор, акт составляется в трех экземплярах, если администрация фирмы — в двух.

Сдача наличных денежных средств в банк

Наличные суммы сдаются:

  • в дневную или вечернюю кассу банка;
  • инкассаторам;
  • в общую кассу фирмы для последующей доставки в банк;
  • на почту для перечисления в банк.

Доставить деньги в кассу банка можно либо самим, либо через инкассаторов. При первом варианте все происходит обычно: оформляется РКО, заполняется объявление на взнос наличными и кассир относит деньги в банк, взамен получая в кассе банка квитанцию. На втором варианте необходимо остановиться подробнее.

Транспортировать наличные деньги в банк могут его инкассаторы или сотрудники Российского объединения инкассации (Росинкаса). В любом случае фирма должна заключить договор. В нем указывают адрес предприятия, время приезда инкассаторов и стоимость услуг. Последняя обычно выражается в процентах от инкассируемой суммы. Подписав договор, фирма заказывает пломбир и приобретает свинцовые пломбы. На пломбире должны быть выгравированы номер и ее сокращенное наименование или фирменный знак. Для каждой операционной кассы фирмы необходимо изготовить свой пломбир.

В службу инкассации отправляется два экземпляра образцов оттиска каждого пломбира, которым будут опечатывать сумки. Образцы заверяет руководитель инкассации, нанося на шпагат ниже пломбы фирмы пломбу банка. Один экземпляр заверенных образцов возвращается. Их будут предъявлять инкассаторам кассиры отделов при передаче сумок с деньгами.

Подготовив деньги, кассир оформляет препроводительную ведомость в трех экземплярах. Первый вкладывается в сумку, второй передается инкассатору, на третьем инкассатор ставит свою подпись и печать подразделения инкассации и этот экземпляр остается у кассира.

Обычно на каждую точку инкассации выдается минимум по две сумки, чтобы можно было заранее упаковать деньги.

Приехавший инкассатор предъявляет кассиру служебное удостоверение, доверенность на получение ценностей, явочную карточку и пустую сумку. В явочной карточке кассир отмечает сумму наличности (цифрами и прописью), которая должна совпадать с указанной в препроводительной ведомости, дату и номер сумки и показывает инкассатору образец оттиска пломбы.

Инкассатор проверяет записи. Заполнять явочную карточку могут только кассиры. Подчищать на ней или замазывать «штрихом» нельзя — ошибочную запись зачеркивают, на свободном поле делают новую и расписываются. Заметив, что сумка порвана или документы неправильно оформлены, отправку нужно прекратить. В присутствии инкассатора разрешено устранять лишь такие ошибки и дефекты, из-за которых не нарушится его график. В остальных же случаях придется ждать повторного заезда в удобное инкассаторам время. Это указывается в явочной карточке. На основании третьего экземпляра препроводительной ведомости с подписью и печатью инкассатора заполняются расходный кассовый ордер и кассовая книга. Плата за инкассаторские услуги обычно списывается со счета фирмы в безакцептном порядке в начале месяца, следующего за расчетным.

Поддельные купюры

Вряд ли сегодня можно кого-нибудь удивить рассказами о фальшивомонетчиках. О фальшивых банковских билетах можно говорить сколь угодно долго, так же как и о их создателях. Эта история тянется испокон веков, и чем дальше, тем точнее и изощреннее становятся способы подделки. Кажется, что все хорошо до тех пор, пока проблема вдруг не коснется вас самих. Встретить проблему во всеоружии — вот задача из задач.

При постоянных наличных расчетах рано или поздно каждый кассир обнаруживает поддельные денежные купюры. Хорошо, если это случилось непосредственно в момент расчета с покупателем. В таком случае необходимо постараться под любым предлогом — нет сдачи, сломалась касса — удержать потенциального преступника и вызвать милицию. А как быть, когда фальшивые купюры выявлены после того, как покупатель уже окончательно рассчитался?

Если подделка обнаружена до того, как деньги в виде выручки сданы в банк, то теоретически можно выделить три возможных выхода из ситуации:


списана недостача за счет собственных средств предприятия

Но ситуация меняется, если рабочее место кассира было снабжено устройством, которое устанавливает подлинность купюр. Т.е. фальшивые деньги можно было выявить посредством применения этого оборудования. Значит, вина кассира налицо и он должен возместить ущерб:

Причем, погасить недостачу за счет покупателя, даже если вы точно знаете, что фальшивые деньги поступили от него, не удастся. Дело в том, что, что после того, как кассир поставил свою подпись на приходном кассовом ордере, за все последствия отвечает только сам кассир.

  1. сдать полученные наличные средства в банк на экспертизу в расчетно-кассовый центр. Согласно указанию ЦБ РФ установлен запрет на взимание оплаты за проведение операций экспертизы денежных знаков.
  2. звонок в территориальное отделение внутренних дел.

Необходимо помнить, что кассир ни в коем случае не может самостоятельно распорядиться принятыми фальшивыми купюрами, тем более возвращать их клиенту, уничтожать или производить погашение путем проставления штампов, пробивать отверстия, разрезать или совершать другие какие-либо повреждения.

Рассмотрим ситуацию, когда кассир не заметил фальшивку и сдал денежные средства в банк.

В случае выявления сомнительных или поддельных денежных знаков при приеме от клиента наличных денег кассовый работник банка оформляет справку о приеме на экспертизу денежных знаков в двух экземплярах, в каждом из которых указываются:

  • номинал;
  • год выпуска;
  • серия и номер.

Один экземпляр справки выдается клиенту, другой помещается в кассовые документы.

Таким же образом действует кассовый работник при получении денег от организации-клиента в инкассаторской сумке с оформленной к ней препроводительной ведомостью. Составляется акт, на основании акта выписывается мемориальный ордер — документ бухгалтерского оформления, содержащий указание записать хозяйственную операцию на соответствующих счетах бухгалтерского учета — в двух экземплярах с указанием на оборотной стороне реквизитов сомнительных денежных знаков. Кассовый и контролирующий работники подписывают два экземпляра мемориального ордера. Первый вместе с препроводительной ведомостью помещается в кассовые документы, второй — с накладной к сумке передается бухгалтеру. А сами купюры направляются на экспертизу в расчетно — кассовый центр Банка России. Расчетно-кассовый центр принимает сомнительные денежные знаки на экспертизу, которая производится в течение пяти рабочих дней со дня поступления денег. По результатам проведения исследований кредитной организации выдается акт. Если в результате проверки установлено, что дензнак является поддельным, он передается расчетно-кассовым центром в территориальные органы внутренних дел. Банк выдает копию акта экспертизы клиенту, от которого поступила указанная банкнота.

В случае если она признана подлинной, но неплатежной, она возвращается кредитной организации. На неплатежных банкнотах проставляются: штамп с текстом «В обмене отказано», наименование учреждения Банка России, дата, фамилия и подпись эксперта. Неплатежными банкноты считаются в том случае, если не сохранены их геометрические размеры, если замечены следы умышленной порчи, например надрисовки, надпечатки и наклейки, изменяющие достоинство банкноты, а также банкноты, склеенные из большого количества продольных или поперечных полос.

Если же в результате проведенной экспертизы сомнительные денежные знаки признаются платежеспособными, их сумма зачисляется на корреспондентский счет кредитной организации. Акт экспертизы, выданный расчетно-кассовым центром, является основанием для зачисления кредитной организацией указанной суммы на счет фирмы.

Если все же денежные знаки, имеющие признаки подделки, попали к кассиру банка, он ставит в известность заведующего кассой, который незамедлительно извещает о факте обнаружения поддельных дензнаков в милицию. Заведующий кассой оформляет сообщение о подделке, которое направляется в территориальное учреждение Центробанка, и передает сотрудникам ОВД соответствующие денежные знаки. При этом сотрудниками ОВД оформляется протокол, один экземпляр которого передается банку и помещается в кассовые документы. Для решения всех дальнейших вопросов, связанных с поддельными дензнаками, клиент обращается уже непосредственно в ОВД.

На основании акта экспертизы бухгалтер делает проводку:

отражена недостача

Эта проводка делается только после того, как получен акт экспертизы, а до этого времени вызвавшие сомнение купюры числятся на счете 57 «Переводы в пути».

При работе с наличными денежными средствами необходимо помнить:

Если к вам попал денежный билет, подлинность которого под вопросом, первое, что необходимо сделать, это сравнить его с купюрой, которая не вызывает сомнения. Затем проверить наличие следующих элементов:

  • водяного знака;
  • защитных волокон, которые должны находиться не только на поверхности, но и внутри бумажной массы;
  • защитной нити (необходимо обязательно исследовать денежный билет на просвет — нить должна выглядеть сплошной темной полосой).

Обратить внимание:

  • на качество воспроизведения мелких элементов;
  • на точное совпадение рисунков для совмещения;
  • наиболее контрастные изображения должны быть рельефными;
  • все реквизиты должны быть выполнены только штрихами различной ширины;
  • все изображения на денежном билете должны быть четкими, цветовые переходы — плавными.

Возврат денежных средств из кассы

Если кассир по ошибке пробил кассовый чек или происходит возврат покупателю денежных средств в день покупки, заполняется акт по форме № КМ — 3 «Акт о возврате денежных сумм покупателям по неиспользованным кассовым чекам» один экземпляр с указанием номера и суммы чека. Акт подписывают руководитель организации, заведующий отделом (секцией), старший кассир и кассир — операционист.

Неиспользованные чеки (неверно выбитые и по которым были выданы деньги за покупку, совершенную в этот же день), на которых обязательно должны стоять подписью директора, его заместителя или заведующего магазином и штамп «Погашено», наклеиваются на лист бумаги, а в строке акта «Приложение» указывают их количество. Дневная выручка, отраженная в Z — отчете, корректируется на сумму возврата. Ни при возврате, ни при ошибке кассира сторнирующий чек не пробивается.

Не редки случаи, когда покупатель не может представить чек. Такой случай нормативно не урегулирован, нет на этот счет и разъяснений Минфина. Вообще согласно Закону «О защите прав потребителей» продавец не может отказаться принять у покупателя некачественный товар и вернуть ему деньги из-за того, что он не представил кассовый чек. И если покупатель обратится в суд, то судьи поддержат его требования и заставят продавца принять товар. Но в этом случае продавца может ждать другая опасность — штраф от налоговой инспекции за неоприходование денег в кассу по ст.15 КоАП. При проверке кассы инспекторы могут посчитать, что поскольку к актам по форме № КМ-3 не приложены погашенные кассовые чеки, у фирмы нет подтверждений того, что деньги выданы за возвращенный товар. Свою позицию они обосновывают следующим образом:

  1. согласно п. 4.2 Типовых правил эксплуатации ККМ выдать деньги из кассы кассир должен по погашенному и подписанному директором возвращенному чеку.
  2. по мнению инспекторов, компания нарушает п.12 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности, в котором сказано, что каждая операция компании должна быть подтверждена оправдательными документами, каковым и является возвращенный кассовый чек.

Если эти требования не выполнены, получается, что деньги из кассы были выданы безосновательно, вместо того, чтобы быть оприходованными в кассу. А это дает повод для штрафа. Компаниям, попавшим в подобную ситуацию, стоит обратиться к арбитражной практике.

Судьи же склоняются к тому, что отсутствие чека не говорит о неоприходованной выручке, а означает лишь неверно оформленный возврат. Для документального подтверждения кассовой операции достаточно актов по форме № КМ-3 и журнала кассира — операциониста. Поэтому привлекать предпринимателей и руководителей организаций к административной ответственности неправомерно.

Итак, акт и запись в журнале обязательны. Возможно, у покупателя найдутся какие-нибудь документы (товарный чек, гарантийный талон, накладная), которые надо будет приложить к акту. Нелишне подстраховаться товарным отчетом, заверенным кассиром, продавцом, руководителем и главным бухгалтером. Из отчета станет ясно, что завышение выручки не подтверждается продажей. Можно провести инвентаризацию и сличить отчетные данные с фактическими остатками продукции. Пригодится и записка кассира, объясняющая причину расхождения.

Документы, оформляемые в бухгалтерском учете при работе с наличными средствами

Для учета наличия и движения денежных средств в кассе организации используется активный счет 50 «Касса». Сальдо счета указывает на наличие суммы свободных денег в кассе на начало месяца, оборот по дебету — суммы, поступившие в кассу, оборот по кредиту — суммы, выданные из кассы.

К счету «Касса» могут быть открыты субсчета:

  1. «Касса организации»,
  2. «Операционная касса»,
  3. «Денежные документы» и др.

Вследствие каких хозяйственных операций могут увеличиться наличные средства в кассе? Систематизируем возможные варианты.

  1. Получение наличных из банка по чеку:
    • на выплату заработной платы работникам;
    • на операционно-хозяйственные расходы по нормам, устанавливаемым банком;
    • на командировочные расходы работников;
  1. Получение выручки наличными:
  • выручка за проданную продукцию (выполненные работы, оказанные услуги):
  • выручка от реализации собственных основных средств и прочих активов наличными:
  1. Расчеты наличными в кассу:
  • суммы наличными от поставщиков:
  • возврат выданных авансов наличными в кассу:
  • поступления наличными по ранее предъявленным претензиям:
  • возврат переплаты по заработной плате:
  • возврат подотчетным лицом остатка подотчетной суммы:
  • возврат полученной ссуды или ее части, уплата процентов по ссуде:
  • возврат задолженности работника по недостаче, хищениям:
  • поступления различных задолженностей:
  • поступления платежей в счет доходов будущих периодов:
  1. Наличные расчеты по уставному капиталу, с дочерними предприятиями, внутренними подразделениями данного предприятия:
  • взнос учредителей в счет их вкладов наличными в уставный капитал:
  • поступления наличными от дочерних предприятий:
  1. Займы наличными:
  • кредиты банка наличными:
  • наличные для выдачи займов работникам:
  • поступления наличными по кредитам, предоставленным займодавцами (кроме банков), внутри страны и за рубежом
  1. Доходы наличными:
  • известны результаты инвентаризации кассы:
  • поступления наличными сумм процентов по векселям, доходов от долевого участия в других предприятиях, дивидендов по ценным бумагам, сумм санкций от должников, возмещенных убытков:
  1. Целевое финансирование, субсидии наличными:
Приходный кассовый ордер

Факт любого наличного получения денежных средств оформляется приходным кассовым ордером — ПКО (форма № КО-1). Ордер выписывается в одном экземпляре на основании соответствующих оправдательных документов, на которые кассир ставит штамп с надписью «Получено» и датой. После проверки соответствия записей приходный ордер подписывается главным бухгалтером (или уполномоченным им лицом), заверяется печатью и регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (форма № КО-3). Журнал регистрации построен таким образом, что по его данным контролируется целевое назначение полученных и израсходованных наличных денежных средств организацией, по нему присваиваются номера кассовым документам, проверяется полнота произведенных кассиром операций. Далее ПКО передается кассиру, который оприходует наличные деньги, подписывает ордер и квитанцию к нему и регистрирует операцию в кассовой книге. При получении наличных денег в кассу лицу, внесшему их, выдается отрывная квитанция от ПКО, заверенная подписями главного бухгалтера и кассира, печатью или оттиском.

Бланк ПКО можно оформить от руки или на компьютере.

В графе «Код по ОКПО» указывается код, присвоенный фирме Госкомстатом после регистрации.

В графы «Дебет» и «Кредит, корреспондирующий счет, субсчет» заносятся данные со счета и субсчета, выделенных для хозяйственной операции.

Графа «Кредит, код структурного подразделения» касается только обособленных подразделений. Код им присваивает головная организация.

Графу «Код целевого назначения» заполняют те, кому поступают средства целевого финансирования.

В строке «Основание» указывается содержание хозяйственной операции.

Строка «Сумма» служит для обозначения прописью полученной суммы. В отрывной квитанции предусмотрена такая же строка.

В строке «Приложение» следует перечислить прилагаемые первичные и другие документы с номером и датой. Так, сняв деньги с расчетного счета, указывают номер и дату банковского чека; получив обратно неиспользованные подотчетные суммы, — номер и дату авансового отчета.

Хозяйственные операции, ведущие к уменьшению наличных денег в кассе:

  1. Выдача заработной платы:
  1. Сдача выручки на расчетный счет в банке:

Сдана выручка в банк

  1. Выдача сумм наличными:
  • под отчет;
  • в возмещение затраченных средств по авансовым отчетам;
  • на покрытие перерасхода подотчетных сумм.
  1. Расчет наличными из кассы:
  • расходы на основное производство, относимые на себестоимость продукции (работ, услуг):
  • общепроизводственные расходы:
  • общехозяйственные расходы:
  • расходы обслуживающих производств и хозяйств:
  • оплата расходов будущих периодов (арендная плата, плата за коммунальные услуги, телефон, подписку периодической печати):
  • расходы, относимые на расходы на продажу:
  • погашение задолженности поставщикам, выдача авансов:
  • расчеты с бюджетом по видам платежей:
  • выплаты работникам пособий по социальному и медицинскому страхованию, пенсий:
  • покрытие некомпенсируемых расходов, связанных с форс-мажорными обстоятельствами (пожары, стихийные бедствия), выплаты штрафов, пеней и неустоек:
  • недостача денежных средств в кассе по результатам инвентаризации:
  1. Расчеты по уставному капиталу, с дочерними предприятиями, внутренними подразделениями:
  • наличными дивиденды:
  • наличными дочерним предприятиям или в погашение долга перед дочерними предприятиями:
  • наличными внутренним подразделениям, имеющим отдельные балансы:
  1. Выдача и возврат ссуд:
  • выдача ссуды работнику:

Выдача ссуды работнику

  • погашение наличными краткосрочного кредита банка:
  • погашение наличными долгосрочного кредита банка:
  • погашение наличными ссуды займодавца (кроме банка):
  • предоставление ссуды другому предприятию наличными:
  1. Оплата наличными материальной помощи, путевок:
  1. перечисление денежных средств из кассы переводами:

Денежные средства переданы инкассаторам

Расходный кассовый ордер

Выдача наличных денег из кассы происходит в следующих случаях:

  • выплата заработной платы и приравненных к ней платежей (премии, отпускные, пособия);
  • выплаты учредителям;

Наличные деньги из кассы выдаются по расходным кассовым ордерам — РКО (форма № КО-2) или по другим документам (платежным ведомостям, счетам и прочее) с наложением на них специального штампа, заменяющего РКО. РКО подписывают у руководителя, главного бухгалтера, кассира и получателя. Деньги по кассовым ордерам выдаются на основании документов, удостоверяющих личность получателя, в РКО отражаются основные реквизиты этого документа. Если же получатель действует по доверенности , то в ордере после него следует указать доверителя и прикрепить доверенность к РКО. Правила заполнения РКО остаются такими же, как и у ПКО, но есть особенности:

  • в строке «Выдать» указывается ФИО физического лица или наименование юридического лица, получающего деньги;
  • в строку «Получил» сумма прописью вписывается самим получателем, он же ставит дату и подпись;
  • строка «По» заполняется реквизитами документа, удостоверяющего личность получателя денег.

Выписанный расходный ордер регистрируется в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма КО-3), и подшивается к отчету кассира (отрывной лист Кассовой книги).

Прием и выдача денег по кассовым ордерам производится только в день их составления. Все кассовые ордера после их исполнения погашаются штампом «Получено» или «Оплачено». При выдаче заработной платы, стипендий, премий и пр. основанием для выплат служат расчетно-платежные или платежные ведомости. В этих случаях на каждого получателя РКО не составляется. По истечении срока выдачи денег по ведомостям (трех рабочих дней) против фамилий лиц, не получивших причитающихся им денег, кассир ставит штамп «Депонировано». В конце ведомости он подсчитывает выплаченные и невостребованные деньги, расписывается и составляет реестр депонированных сумм. Если кто-то работал за кассира, он должен это указать в ведомости и расписаться. Кассиру и подменившему его работнику запрещено использовать одну ведомость. На депозит и выдачу составляется по РКО. Выплаченная зарплата записывается в кассовую книгу, а на ведомости ставится штамп «Расходный кассовый номер №_____». Депонированные суммы сдают в банк. Такой порядок соблюдают, выплачивая зарплату штатным работникам. На всех других лиц полагается оформлять отдельные ордера или ведомости.

Учет движения денег в кассе ведется кассиром в кассовой книге (форма № КО-4). Все организации обязаны ее вести, ежедневно отражая выданные и принятые суммы, а также остаток на начало и конец дня.

В зависимости от числа кассовых операций ее заводят на год, квартал или месяц. После окончания положенного времени опечатывают и, пронумеровав листы, прошнуровывают. На последней странице концы шнура заклеивают бумажной полоской со штампом «В этой книге пронумеровано и прошнуровано ____ листов», под которым должны расписаться руководитель и главный бухгалтер.

Каждая организация ведет только одну кассовую книгу — на компьютере или от руки. Записи в кассовой книге производятся кассиром сразу после получения или выдачи денег. Листы, оформляемые на компьютере, ежедневно распечатывают в двух экземплярах: один подшивают в кассовую книгу, второй (отчет кассира) — к накопленным за день ПКО и РКО. Записи от руки делают чернилами или шариковой ручкой под копирку, сложив лист по линии отреза. Первая его часть остается в кассовой книге, вторая — отрывная — у кассира (после того как все намеченные на день операции закончены). Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию второй отрывной лист кассовой книги, который является отчетом кассира (с приложенными к нему ПКО и РКО), под расписку в кассовой книге. Отражать операции за несколько дней на одном листе не разрешается. Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера.

Если же в организации есть операционные кассы для проведения наличных расчетов с покупателями или заказчиками через ККМ, то в главную кассу сдается журнал кассира — операциониста (форма №КМ-4). Он служит для учета и контроля этих расчетов. Журнал, представляющий собой прошитые и пронумерованные страницы, сначала регистрируется в налоговой инспекции. На последнем листе должны стоять подписи инспектора, руководителя, главного бухгалтера и печать организации. ККМ печатает на ленте отрывные чеки, вручаемые покупателям, и фиксирует их в своей памяти. В конце рабочей смены кассир снимает Z-отчет, закрывающий смену. Ежедневные расчеты через ККМ оформляются в журнале, а затем из них переносятся в кассовую книгу организации.

Некоторые организации, у которых в штате несколько кассиров, ведут Книгу учета принятых и выданных кассиром денежных средств по форме № КО-5 . Книга открывается на год. Ее ежедневно заполняет старший кассир. В начале рабочего дня он выдает своим подчиненным наличные суммы, необходимые для расходных операций. Получив их, кассиры расписываются в журнале. В конце рабочего дня они сдают остатки денежных средств и кассовые документы, после чего старший кассир расписывается в получении.

В ряде случаев организациям взамен ККМ разрешается использовать для расчетов наличными денежными средствами документы строгой отчетности. Бланки этих документов изготавливаются типографским способом, имеют строго установленную форму и выпускаются специализированными предприятиями. Им присваивается определенная серия и индивидуальный номер.

Инвентаризация кассы

Инвентаризация кассы проводится с целью проверки правил хранения наличных денег, оформления первичной и вторичной учетной документации, соответствия остатка в кассовой книге фактическому остатку в кассе.

Проведение инвентаризации обязательно в случаях:

  • при смене кассира;
  • при выявлении недостач и хищений;
  • перед составлением годовой отчетности.

В остальных случаях сроки проведения инвентаризации устанавливает руководитель организации в Приказе о проведении инвентаризации, также в Приказе назначается комиссия для проведения инвентаризации (представители руководства, бухгалтерии, службы аудита).
Инвентаризация начинается с проверки учетного остатка, отраженного в отчете кассира, фактическому наличию денег в кассе. Если фактический остаток больше учетного, то в кассе имеется излишек, который должен быть признан в составе внереализационных доходов организации. В обратном случае в кассе недостача, которая должна быть взыскана за счет кассира.
По результатам инвентаризации составляется Акт по форме Инв-15, на основании которого в бухгалтерии делают проводки.

Наличие в кассе бланков ценных бумаг и документов строгой отчетности нужно проверять по видам бланков. При этом в акте необходимо указать название, серию, номер, номинальную и фискальную стоимость, сроки гашения и общую сумму этих ценных бумаг. Реквизиты каждой ценной бумаги необходимо сопоставить с данными описей (реестров, книг), хранящихся в бухгалтерии. Излишки денег, выявленные инвентаризацией, приходуют в кассу и зачисляют в доход организации. На счетах это отражается следующей записью:

излишки, выявленные инвентаризацией, зачислены в доход

выявлена недостача средств в кассе

недостача средств отнесена на виновника недостачи

если виновники не найдены, убытки списываются на расходы организации

Наличные деньги, полученные с расчетного счета в кассу организации, расходуются по строго целевому назначению (цели, на которые получены деньги, указываются на оборотной стороне чека). Неиспользованный остаток денег сдается в кассу банка по РКО.

Иногда в предпринимательской деятельности организации возникает разрыв во времени между зачислением денег на расчетный счет в учреждении банка и списанием их из кассы (инкассация, расчеты по платежным картам и прочее). Для этих целей используют счет 57 «Переводы в пути». Основанием для принятия на учет сумм по этому счету являются квитанции учреждений банков, вторые экземпляры препроводительной ведомости к сумке с денежной выручкой и пр. На счетах бухгалтерского учета эти операции отражаются следующим образом:

Расчеты с помощью платежных карт

В последнее время все более широкое применение в нашей повседневной жизни приобретают пластиковые платежные карты. Такая форма расчетов относится к безналичным расчетам с покупателями, она достаточно удобна и практична.

Процесс продажи товаров, работ, услуг при оплате с помощью платежных карт называется эквайрингом.

Нормативным документом, регулирующим обращение банковских карт, является Положение о порядке эмиссии кредитными организациями банковских карт и осуществления расчетов по операциям, совершаемым с их использованием, утвержденное ЦБ РФ №23 — П от 09.04.1998г.

Чтобы принимать в оплату пластиковые карты необходимо заключить с банком договор эквайринга, в котором оговаривается порядок обеспечения организации техническими средствами (терминалы, импринтеры), авторизации карт и проценты банка.

Расчеты осуществляются следующим образом: кассир вставляет карточку в щель кассового терминала, по каналу связи (телефон, интернет) сообщается номер банковского счета владельца карточки, подтверждается достаточная сумма на счете (авторизация карты) и дается команда на списание денег. Карточка возвращается владельцу. Терминал выдает чек в двух экземплярах. Первый — покупателю, второй — в бухгалтерию организации вместе с косовым отчетом. Покупатель расписывается в чеках, подлинность его подписи проверяется кассиром путем сравнения с подписью на карте.

Любая покупка, осуществленная в организациях, занимающихся розничной торговлей, фиксируется при помощи контрольно — кассовой техники. При этом суммы наличных денежных средств, сданных кассиром — операционистом в конце дня, не будут совпадать с показаниями суммирующего счетчика ККТ. Эти суммы будут расходиться на сумму выручки от продажи товаров с использованием пластиковых карт, ведь при использовании такого вида расчетов торговая организация не получает наличные деньги. Вообще суммы, оплаченные по платежным картам, целесообразно пробивать на отдельную секцию ККТ. В этом случае в Z — отчете эти суммы будут отражаться отдельно. Поэтому сумма выручки, полученной с использованием платежных карт, отражается в графе 13 «сдано (оплачено) по документам» в журнале кассира — операциониста. Заполняя кассовую книгу, бухгалтер на эту сумму не выписывает приходный кассовый ордер, поскольку в этом случае организация не получает наличные деньги, а оправдательным документом станет выписка банка.

В бухгалтерии делают проводки с использованием счета 57 «Переводы в пути»:

отражена реализация товара с использованием платежных карт

сдана наличная выручка инкассаторам

отражен факт расчета за товар платежными картами

на расчетный счет зачислена выручка магазина

на расчетный счет зачислены денежные средства, оплаченные платежными картами за минусом комиссии банку

начислена сумма комиссии банку

сумма комиссии банку отражена в расходах

В бухгалтерском учете торговой организации выручка от продажи товаров, в том числе с использованием банковских карт, является доходом от обычных видов деятельности. Выручка от продажи товаров с использованием платежных карт принимается к учету в полной сумме дебиторской задолженности, так как на момент продажи товара денежные средства в кассу магазина (на расчетный счет) не поступают. Исходя из этого выручка от продажи товаров с использованием платежных карт, отражается в бухгалтерском учете по кредиту счета 90 «Продажи» субсчет «Выручка» в корреспонденции с дебетом счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками». Одновременно в дебет счета 90 «Продажи» субсчет «Себестоимость продаж» списывается себестоимость реализованного товара.

Согласно условиям договора с банком, за обслуживание расчетов с применением платежных карт, банк берет с торговой организации определенную плату. Данная сумма в соответствии с пунктом 1 Положения о порядке эмиссии кредитными организациями банковских карт и осуществления расчетов по операциям, совершаемым с их использованием, утвержденного ЦБ РФ 09.04.1998 №23 — П называется торговой уступкой. Сумма торговой уступки в соответствии с п. 11 ПБУ 10/99 «Расходы организации» является операционными расходами организации торговли.

В налоговом учете суммы торговой уступки, уплачиваемой банку, признаются торговой организацией расходами, связанными с производством и реализацией в соответствии с п.1 ст. 253 Налогового кодекса РФ. Как правило, обслуживающий банк зачисляет на расчетный счет торговой организации сумму выручки от продажи товаров с использованием платежных карт за минусом торговой уступки.

Аналогично расчетам с помощью платежных карт происходят и расчеты с помощью потребительских кредитов. Организация заключает с банком, предоставляющим потребительские кредиты физическим лицам на покупку изделий у данной организации. Банк предоставляет кредит клиенту, перечисляя за него стоимость товара торговой организации.

Практическая часть

Практическая часть курсовой работы заключается в следующем: на примере общества с ограниченной ответственностью «ХХХ» рассмотрим один рабочий день.

Основной вид деятельности — розничная торговля одеждой.

Для работы с наличными денежными средствами при реализации товаров в организации используется ККМ модели Штрих — ФР — К, зарегистрированная в ИФНС по месту нахождения организации — ИФНС по ХХХ району г. Челябинска.

На предприятии кроме кассира, заняты: директор, главный бухгалтер и десять сотрудников. На должности кассира в штате организации работают посменно два человека. Часы работы с 11-00 до 20-00 без выходных. Рабочим планом счетов предусмотрено использование следующих субсчетов:

57 «Переводы в пути» субсчет 57-1 «Наличная выручка»

57 «Переводы в пути» субсчет 57-2 «Документы, по расчетам с использованием платежных карт»

57 «Переводы в пути» субсчет 57-3 «Документы, по расчетам с использованием потребительских кредитов»

Реализация товара осуществляется в розницу за наличные денежные средства, а также осуществляются расчеты с помощью платежных карт и потребительских кредитов. В соответствии с договором банк, чьи терминалы установлены для расчетов по платежным картам, берет с торговой организации торговую уступку в размере 1,5 % от выручки товаров, оплаченных посредством платежных карт.

Обслуживающим банком разрешено расходование выручки из кассы на заработную плату, командировочные расходы, на оплату товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг; выплату за оплаченные ранее за наличный расчет и возвращенные товары, невыполненные работы, не оказанные услуги;

  • на начало смены — 14 578 987;
  • на конец смены — 14 773 287 (после снятия Z-отчета);

Остаток наличных средств в кассе (по кассовой книге — лист 82, остаток на начало дня и реально в кассовом отделении сейфа фирмы) составил 17 460 руб. Лимит кассового остатка установлен банком на анализируемый финансовый год — 54 132 рубля.

  1. Дневная выручка фирмы составила 194 300 руб, из них:
  • в кредит были проданы — товары на сумму 38 700 руб;
  • оплачены с помощью платежных карт — 19 000 руб.
    1. В этот день в кассу вернуло деньги подотчетное лицо в сумме — 2 100 руб.
    2. Была выдана заработная плата штатным сотрудникам за ноябрь 2008г в сумме — 74 320 руб.
    3. В этот же день до снятия Z-отчета покупатель вернул товар на сумму 14 100 руб, купленный в этот же день, и из-за брака — на сумму 5 800 руб, купленный 24 ноября 2008г без кассового чека (в наличии только товарный чек).
    4. Оставшуюся после возврата сумму кассир подготовил и сдал инкассаторам.
    5. Главный бухгалтер фирмы в этот же день произвел расчет лимита остатка наличных денежных средств в кассе на 2009 год.
Операции по поступлению наличных в кассу

Ежедневно в своем журнале кассир — операционист фиксирует выручку на начало и конец смены, а также суммы, оплаченные по платежным картам, оформленные в кредит или возвращенные покупателям. Подотчетное лицо отчиталось на сумму авансового отчета, неизрасходованная часть денежных средств была возвращена в бухгалтерию.

На сумму, возвращенную от подотчетного лица, оформляется приходный кассовый ордер №110 (см. Приложение 5), регистрируется в журнале регистрации, проводка:

выданы денежные средства под авансовый отчет на покупку канцелярских товаров

представлен авансовый отчет

Неизрасходованные денежные средства возвращены подотчетным лицом в кассу

На суммы, оплаченные по платежным картам и оформленные в кредит оформлять ПКО не нужно. В бухгалтерском учете фирмы данные хозяйственные операции отражены следующим образом:

отражена реализация товаров с использованием платежных карт

отражена реализация товаров с помощью потребительского кредита

отражен факт покупки с использованием платежных карт

отражен факт расчета с помощью потребительского кредита

зачислены на расчетный счет денежные средства, оплаченные платежными картами за минусом торговой уступки (19 000 х 1,5%)

начислена торговая уступка банку

сумма торговой уступки отражена в составе операционных расходов

зачислены на расчетный счет денежные средства, оформленные с помощью потребительского кредита

Журнал кассира — операциониста кассир заполнил следующим образом (см. Приложение 7). В конце дня на сумму наличной выручки оформляется ПКО (см. Приложение 8) и делается проводка:

Розничная выручка

При закрытии каждой смены снимаются показания фискальной памяти (распечатывается Z-отчет). На его основании заполняется справка — отчет кассира — операциониста по форме № КМ — 6 (см. Приложение 9).

Операции по выбытию наличных из кассы

В этот день наличные из кассы расходовались на различные цели, что было оформлено соответствующими документами и расходными кассовыми ордерами.

Рассмотрим эти операции и первичные документы по ним.

Чтобы выдать покупателю деньги из кассы, кассиру нужен возвращенный чек с подписью директора, его заместителя или заведующего магазином. В конце рабочего дня приказом директора организации была назначена комиссия из главного бухгалтера и кассира — операциониста (должность старшего кассира в штатном расписании организации отсутствует). Комиссия составила акт по форме № КМ-3 (см. Приложение 6) и вместе с погашенным кассовым чеком на сумму 14 100 руб., наклеенным на лист бумаги, передала в бухгалтерию.

Сумму дневной выручки кассир уменьшил на 14 100 руб. — она стала равна 180 200 руб (194 300 руб — 14 100 руб). А эти 14 100 руб кассир отразил 05 декабря в графе 15 журнала кассира — операциониста (см. Приложение 7).

Так как второй покупатель из-за брака возвращал товар не в день продажи и без кассового чека, то деньги ему следовало выдать только из главной кассы. Покупатель написал заявление, предъявил паспорт и по расходному кассовому ордеру №122 (см. Приложение 10) получил деньги. На сумму возврата необходимо сторнировать проводку:

розничная выручка

сторнирована проводка на сумму возврата

Выдача заработной платы сотрудникам производится по платежной ведомости (Приложение 11). 1 декабря деньги получили все сотрудники, поэтому кассир полностью заполнил ведомость, оформил РКО на выдачу и сдал документы в бухгалтерию.

Расходным кассовым ордером №123 (см. Приложение №12) оформлен расход наличных из кассы на выдачу заработной платы за ноябрь. В расходном кассовом ордере указываются сумма заработной платы, выданная работникам, и номер платежной ведомости. Расходный кассовый ордер №123 хранится с копией листа кассовой книги, гасится штампом или надписью «Оплачено». В кассовой книге сделана запись (см. Приложение 13), в журнале регистрации зарегистрирован РКО №123. Наличные выданы по платежной ведомости.

В кассе организации должна храниться только сумма, не превышающая лимит, который для данной организации установлен в размере 54 100 руб 00 коп. У организации оформлен договор инкассирования выручки с обслуживающим банком. Ежедневно кассир заполняет препроводительную ведомость в 3-ех экземплярах (1-й — в сумку, 2-ой — инкассатору, 3-ий остается у кассира с отметкой инкассатора). Проводки, оформляемые в данном случае:

На сумму выручки, сданную инкассаторам, оформляется РКО №124 (см. Приложение 14), регистрируется в журнале (см. Приложение 15), записывается в кассовую книгу.

Расчет лимита остатка кассы на 2009 г

Для расчета необходимы следующие исходные данные:

  • часы работы с 11-00 до 20-00 без выходных (9 часов);
  • с 01.09.08 по 30.11.08 (91 день) выручка составила — 7 114 083;
  • выплаты наличными деньгами — 644 551 руб, из которых:
    • 429 823 руб. — зарплата сотрудников;
    • 93 000 — возвращено покупателям по претензиям;
    • 121 728 — потрачено на хозяйственные нужды
  • сдача денежных средств осуществляется с помощью инкассаторской службы обслуживающего банка ежедневно в 17.00.

Показатели расчета:

  • Среднедневная выручка:

7 114 083 руб. : 91 дн. = 78 177 руб.

  • Среднечасовая выручка:

78 177 руб. : 9 ч = 8 686 руб.

  • Среднедневной расход:

(644 551 руб. — 429 823 руб.) : 91 дн. =2 360 руб.

  • Запрашиваемый лимит остатка наличности:

8 686 х 4 ч (3 ч до закрытия магазина + 1 час на формирование сумки)= 34 744 руб.

Заполненная форма представлена в Приложении 16.

Заключение

Денежные средства находятся в постоянном движении. Ими рассчитываются с поставщиками и подрядчиками, с покупателями, с заказчиками, с бюджетом и внебюджетными фондами, с банками, с работниками, с различными юридическими и физическими лицами. Платежеспособными считаются организации, обладающие достаточным количеством денежных средств, для расчетов по имеющимся у них текущим обязательствам. Но всякие излишние запасы денежных средств приводят к замедлению их оборота, а в условиях инфляции — и к прямым потерям за счет их обесценивания. Поэтому эффективное управление денежными потоками имеет важное значение для всей предпринимательской деятельности организации.

Все это придает особое значение учету денежных средств как важнейшему инструменту управления денежными потоками, контроля сохранности, законности и эффективности использования денежных средств, поддержания повседневной платежеспособности организации.

Основными функциями бухгалтера по учету денежных средств являются:

  • обеспечение контроля за соблюдением кассовой и расчетно-платежной дисциплины;
  • эффективностью использования собственных и заемных денежных средств;
  • обеспечение сохранности денежной наличности и документов в кассе.

Поэтому основными задачами бухгалтерского учета денежных средств являются:

  • контроль правильности документального оформления, законности и целесообразности операций с наличными и безналичными денежными средствами, полное и своевременное отражение их в учете;
  • обеспечение сохранности денежных средств и документов в кассе, регулярное проведение инвентаризаций, выявление их результатов и организация своевременного взыскания с виновников недостач;
  • обеспечение своевременности, полноты и достоверности расчетов по всем видам платежей и поступлений, взыскание дебиторской и погашение кредиторской задолженностей;
  • выявление возможностей более рационального использования и вложения свободных денежных средств.

На примере ООО «ХХХ» были рассмотрены основные банковские и кассовые документы, применяемые предприятиями в сфере розничной торговли.

Список литературы

  1. Бухгалтерский учет: Учебник для студентов вузов/ Ю.А. Бабаев, И.П. Комисарова, В.А. Бородин; Под ред. проф. Ю.А. Бабаева, проф. И.П. Комисаровой.- 2-е изд., перераб. и доп.- М.:ЮНИТИ-ДАНА, 2005.-527с.
  2. Каморджанова Н.А., Карташова И.В. Бухгалтерский учет. 3-е изд. — СПб: Питер, 2002.-304с.: ил.- (Серия «Краткий курс»)
  3. Оганесов А.Р. Годовой отчет — 2007. — М.: ЗАО «Актион — медиа», 2007.- 560с.
  4. От первичных документов к бухгалтерской отчетности/ под ред. В.М. Власовой. — М.: Эксмо, 2006.- 400с.- (Настольная книга главного бухгалтера)
  5. «Учет. Налоги. Право» № 32, 2005
  6. «Практическая бухгалтерия» №5, 2006
  7. «Идеальный справочник. Учет в торговле», №2, 2008г
  8. ПБУ 3/2000 «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте»
  9. ПБУ 10/99 «Расходы организации»
  10. ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» от 22.05.2003 №54-ФЗ
  11. ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле» №173-ФЗ от 10.12.2003
  12. Положение о правилах организации наличного денежного обращения на территории РФ от 05.01.98 №14-П
  13. Положение о порядке ведения кассовых операций и правилах хранения, перевозки и инкассации банкнот и монет Банка России в кредитных организациях на территории РФ от 24.04.2008 №318-П
  14. Положение о регистрации и применении ККТ, утверждено постановлением Правительства №470 от 23.07.07
  15. Постановление Госкомстата России от 18.08.98 №88
  16. Постановления ФАС СЗО №А56-14926/04 от 07.09.2004

    постановления ФАС СЗО №А52/1052/2004/2 от 29.09.2004

    Приказ Минфина РФ «Об утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств» от 13.06.1995 №49

    ФЗ №54 — ФЗ от 22.05.2003 «О применении контрольно -кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт»

Каждое предприятие на территории России, которое осуществляет финансовые операции, должно быть оборудовано специальным помещением, в котором осуществляются денежные расчёты, и сохранность финансовых средств. Любые операции совершаемые в кассах, должны быть учтены в соответствии с регламентирующими такие действия юридическими документами.

Чем регламентируется учёт кассовых операций?

Порядок осуществления финансовых расчётов и их учёт регламентируется положением утверждённым Центральным Банком РФ 22.09.93 г. №40.

При совершении кассовых операций, необходимо придерживаться следующих правил:

  1. Каждое предприятие должно иметь кассою книгу для учёта операций.
  2. Приём денег должен осуществляться с использованием учётной кассовой техники.
  3. В кассах допускается иметь только такой объём наличных денежных средств, который не превышает лимита установленного руководством предприятия.
  4. Все предприятия должны сдавать денежные средства, которые превышают размер установленного лимита.
  5. Допускается хранение финансовых средств, которые превышают установленные лимиты, только для выплаты заработной платы или пособий.
  6. Контроль за ведение финансовой отчётности возлагается на главного бухгалтера предприятия.

Таким образом, любая операция, которая совершается в кассе предприятия, должна быть осуществлена с применением контрольно-кассовой техники и записью в кассовую книгу.

Виды кассовых документов

Кассовые документы могут быть следующих видов:

  • Приходные.
  • Расходные.

Приходный кассовый орден представляет собой документ, в котором отображается количество денежных средств поступивших в кассу предприятия. ПКО необходим для осуществления контроля и учёта в бухгалтерии предприятия. Принимать денежные средства в кассу предприятия без оформления этого документа — недопустимо.

За такие нарушения финансовой дисциплины предусмотрены штрафные санкции в размере от 5 000 до 50 000 рублей. Оформление приходного кассового ордена, должно быть осуществлено только в день поступления денежных средств. Несоблюдение этого правила может привести к утрате данным документом законной силы. Категорически не допускаются исправления и помарки на ПКО.

В некоторых случаях, возможно оформление приходного кассового ордена без чека. Например индивидуальные предприниматели, находящиеся на ЕНВД, освобождаются от оформления контрольно-кассового чека. Приходный ордер имеет унифицированную форму КО-1, которая не может быть изменена.

Расходный кассовый ордер — документ, который также является важнейшим компонентом финансовой дисциплины. Оформляется РКО при каждой выдаче денег из кассы. Для любой организации такой вариант оформления отчётности, является обязательным. Как и приходные кассовые документы, РКО необходимо заполнять в обязательном порядке, иначе в отношении юридических и должностных лиц могут быть применены штрафные санкции. Индивидуальные предприниматели не обязаны оформлять РКО.

Документальное оформление операций

Документальное подтверждение кассовых операций, является обязательным для любой организации.

Такие операции могут быть оформлены следующими документами:

  • Приходный кассовый ордер.
  • Расходный кассовый ордер.
  • Платёжная ведомость.
  • Кассовая книга.
  • Книга учёта денежных средств.

Выдача зарплаты — расходная операция

Приходный кассовый ордер может быть заполнен в автоматическом режиме. Обычно для этого применяется программа 1С: Бухгалтерия. При оформлении этого документа сверяется подпись ответственного лица, выдавшего документ, и производится подсчёт наличных денежных средств.

Оформляется приходный ордер в случае приёма выручки, продажи товара, возврате неиспользуемой суммы.
В документе обязательно проставляется номер и дата оформления, номер счёта и название предприятия.
Расходный кассовый ордер, оформляется при выдаче денег: выплата заработной платы работникам; Внесение выручки на Р/С банка; выдаче денежных средств для приобретения продукции и т. д. В РКО следует, также указать дату осуществления выплаты, наименование организации и проставить номер документа.

Кассовая книга оформляется на основании полученных расходных и приходных ордеров. Каждая финансовая операция должна быть отображена в данном документе. После того как будет проведена проверка соответствия сумм в кассовой книге и ордерах, денежные средства переносятся на остаток текущего рабочего дня.

Ведение книги учёта денежных средств осуществляется старшим кассиром предприятия. В этой книге записывается весь объём денежных средств выданных всем кассирам предприятия в начале рабочей смены. После окончания рабочего дня, производится сверка показателей по остаткам всех касс. Заполнение книги учёта денежных средств производится только для внутреннего контроля. Необходимость в ведении такого документа возникает только в том случае, если предприятие имеет очень большой финансовый оборот, и одной кассы для осуществления денежного оборота недостаточно.

Платёжная ведомость заполняется, когда работникам начисляется заработная плата или любые другие выплаты. Платёжная ведомость заполняется бухгалтером предприятия, а после передаётся кассиру для осуществления выплат. Данный вид документа заполняется как крупными предприятиями, так и индивидуальными предпринимателями.

Оформление осуществляется на бланке установленного образца, на титульном листе которого указывается наименование организации или фамилия ИП. На титульном листе, также указывается временной промежуток действия документа и точная сумма, которую необходимо выплатить. Сумма должна быть указана цифрами и прописью.

Перед тем как отправить данный документ кассиру для осуществления по нему денежных выплат, платёжная ведомость направляется руководителю на подпись. Только после заверки данного документа подписью руководителя, кассир может приступить к выполнению своих профессиональных обязанностей. После того как срок действия платёжной ведомости истечёт, кассир выполняет закрытие этого документа.

Эта процедура, является обязательной и выполняется даже в том случае если на момент завершения срока действия ведомости, выплаты были произведены не в полном объёме.

Порядок учёта и примеры проводок

Порядок осуществления учёта кассовых операций производится следующим образом. Предприятие оборудуется кассой, которая должна полностью соответствовать требованиям безопасности. Помещение должно быть оборудовано электронными средствами подсчёта банкнот, контрольно-кассовой машиной, и другой электроникой и мебелью.

Руководителем организации нанимается на работу кассир, работа которого будет осуществляться в выдаче и приёме денежных средств, а также в учёте всех производимых операций. Данный работник, является полностью материально ответственным и отвечает за вверенные ему материальные ценности. До начала рабочей смены кассир получает денежные средства из банка.

В течение рабочего осуществляется выплата и получение денежных средств с обязательным учётом финансовых операций. По окончании рабочего дня производится заполнение кассовой книги и сдача денежных средств на Р/С предприятия.

Бухгалтерские проводки представляют собой счета, которые оформляются по фактическим документам и отражают суммы, которые были переведены на счёт или сняты со счёта, например: осуществление расчётной операции с подотчётными лицами или выплата зарплаты.

Стандартная проводка выглядит следующим образом:

  • Сотруднику выдан аванс в размере 5000 рублей на служебную командировку.
  • По возвращении работник представляет подробный отчёт по осуществлённым расходам:
  • Документы на проезд в наземном общественном транспорте: 1000 рублей
  • Суточные за время пребывания в командировке: 1200 рублей.
  • Добровольное страхование от несчастных случаев: 100 рублей.
  • Квитанция бронирования номера в гостинице: 2600 рублей.

Бухгалтерская отчётность кассовой проводки с подотчётными лицами будет выглядеть следующим образом:

  • Дебет счета 71 «Расчёты с подотчётными лицами»,
  • Кредит счета 50 «Касса» — 5000 руб. Полная сумма аванса выданного сотруднику.
  • Дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы»,
  • Кредит счета 71 «Расчёты с подотчётными лицами» — 4900 руб. Затраты осуществлённые сотрудником во время служебной командировки.
  • Кредит счета 71 «Расчёты с подотчётными лицами» — 100 руб. Возвращённая сумма аванса.

Таким образом, можно проследить любую финансовую операцию в бухгалтерской отчётности и учесть все нюансы расходования и поступления денежных средств.

Вконтакте



Участок учета наличных денежных средств считается самым консервативным среди бухгалтеров. Действительно, если поднять нормативные документы за последние лет сорок-пятьдесят, мы увидим, что правила ведения кассовых операций не особенно изменились за все прошедшее время, да и синтетический учет кассовых операций на предприятии всё такой, что и раньше.

Все изменения в кассовом учете можно отнести к двум категориям. Первые учитывают изменения технической оснащенности современной учетной работы. Вторые являются следствием развития в стране рыночных отношений, необходимости исключения в бизнес-деятельности теневых и коррупционных схем, а говоря короче – являются способом повышения финансовой дисциплины в стране через установление жестких организационных правил ведения операций с наличностью на уровне отдельных организаций.

Организация работы кассы

Любые хозяйственные процедуры, связанные с оборотом денег в наличной и опосредованной форме, в организации осуществляются через кассу. Категория наличных денег подразумевает монеты и купюры, а опосредованная форма – так называемые денежные документы. Это могут быть векселя, марки и другие подобные документы.

Осуществление кассовой работы должно быть возложено на кассира. В компаниях, относящихся к категориям микро- и малого бизнеса и не имеющих возможности содержания отдельной штатной единицы кассира, могут возложить эту обязанность на любого из сотрудников, являющегося материально ответственным лицом.

С кассиром или сотрудником, выполняющим его обязанности, в обязательном порядке составляется договор о полной материальной ответственности кассира. Кроме того, в некоторых организациях вводят во внутреннее обращение так называемое «Обязательство кассира», являющееся более детализированной и адаптированной к этой должности версией договора о мат. ответственности. Основные обязанности кассира предусмотрены в типовой должностной инструкции.

Для осуществления операций с наличностью в организации может быть оборудовано специально отведенное помещение с отдельным входом в него. В этом помещении осуществляется хранение, прием и выдача наличности и приравненных к ней документов. Однако если организация не обладает финансовой или технической возможностью для оборудования полноценного кассового помещения, либо отсутствует необходимость в его содержании, решение об обустройстве и функционировании «участка выдачи наличности» она принимает самостоятельно.

Документальное оформление наличности в кассе

Все основные виды движения денежных средств и приравненных к ним документов можно представить следующим образом:

Поступление в кассу (приход)
Выдача из кассы (расход)
Со счета в банке на зарплату, хозяйственные, операционные и командировочные расходы Суммы причитающейся работникам заработной платы
Выручка от реализации работ, услуг или товаров Суммы под отчет сотрудникам на командировочные, хозяйственные и операционные расходы
Возврат неиспользованных подотчетных сумм Выплата компенсаций, пособий или ссуд сотрудникам
По прочим основаниям Передача на инкассацию

Документальное оформление кассовых операций организации осуществляется с помощью бланков установленной формы:

  • Приходный ордер
  • Расходный ордер
  • Журнал регистрации кассовых документов
  • Кассовая книга (книга регистрации кассовых операций)
  • Книга учета поступивших и выданных денежных средств и документов

Кроме этого организации обязаны применять документы по формам, устанавливаемым ЦБ РФ для обеспечения достоверности и контроля движения наличных средств или соблюдения кассовой дисциплины.

Кассовая дисциплина

Организации любой правовой формы, вне зависимости от сферы их производственно-хозяйственного функционирования, обязаны осуществлять хранение денежных средств на счетах в банковских учреждениях. Порядок, размеры и сроки инкассации и хранения в кассе наличной денежной массы устанавливаются организацией и согласовываются с банком при заключении договора на инкассацию наличных средств. Этот порядок и сроки определяются организацией на основании расчетов потребности в наличности и планов её поступления.

В кассе организации наличные денежные средства (без учета приравненных к ним документов) могут храниться только в размерах, ограниченных установленным лимитом. В 2014 году, как и раньше, начиная с 2012 года, лимит остатка наличности определяется организацией самостоятельно. Для расчета лимита предусмотрена формула:

Лон = Оп: Пр × Дс,

где:
Лон – это лимит остатка наличных;
Оп – объём выручки за некоторый расчётный период;
Пр – расчетный период;
Дс – количество рабочих дней между днями инкассации.

В расчётном периоде не должно быть больше 92 рабочих дней. Количество рабочих дней между датами инкассации наличных в банк, не должно превысить семи.

В случае, когда организация не делала расчет лимита остатка наличности в кассе, такой лимит считается по умолчанию равным нулю.

Любое количество наличности в кассе будет при этом считаться сверхлимитным объемом.

Сверхлимитное хранение наличных денег допускается только для средств на выплату зарплаты сотрудникам. Срок нахождения этих денег в кассе не должен превысить с момента поступления трех рабочих дней. Для организаций, ведущих деятельность на Крайнем Севере и приравненных территориях, этот срок увеличивается до пяти календарных дней.

Федеральным законодательством всем организациям вменено применение контрольно-кассовой аппаратуры при производстве расчетов наличностью в отношении сделок по продажам услуг или товаров. Перечень организаций, освобождаемых от исполнения этой обязанности, значительно сужен к 2014 году. Кроме контрольно-кассовой техники организации могут применять платежные терминалы для расчетов банковскими картами. Применение ПРТ не исключает необходимость контрольно-кассовой машины при совершении расчетов с покупателями.

Так же сужен и круг платежей, которые можно осуществлять с помощью наличных, поступивших в кассу организации в виде выручки. В 2014 году наличные средства, поступившие в кассу организации от третьих лиц не могут использоваться для:

  • Сделок купли-продажи ценных бумаг,
  • Оплаты аренды недвижимости,
  • Выдачи и возврату ссуд или займов,
  • Проведения различных лотерей и азартных игр.

В этих целях теперь можно задействовать только те наличные средства, которые сняты с расчетного счета организации.

Контрольно-кассовые устройства должны соответствовать требованиям, которые предъявляет к ней законодательство. ККМ в обязательном порядке регистрируется в территориальном налоговом органе. Таким образом, расчеты, осуществляющиеся в наличной форме, документально сопровождаются приходным кассовым ордером установленной формы и кассовым чеком. ККМ должна быть оборудована «фискальной памятью» и соответствовать перечню Государственного реестра контрольно-кассовой техники. Использование контрольно-кассовой техники, включенной в Государственный реестр до 1 января 2011 года и не соответствующей требованиям ФЗ №103, после 01.01.2014 года запрещено.

Кроме этого нужно учитывать дополнительные требования, предъявляемые к ККМ:

  • Обязательное присутствие печатаемых на кассовом чеке обязательных реквизитов;
  • Возможность передачи в платежно-расчетный терминал информации о произведенных платежах и информации для печати кассового чека терминалом или банкоматом (то и другое только в некорректируемом виде).

В соответствии с установленным ЦБ нормативом максимальный размер оплаты наличными средствами по одной сделке между юрлицами не должен быть больше 100 000 руб. В 2014 году на сделки с физическими лицами это же ограничение распространяется в более мягкой форме, верхняя планка поднята до 600 000 рублей. Впоследствии в планах Минфина её снижение до 300 000 рублей.

Ответственными за соблюдение кассовой дисциплины на предприятии являются руководитель, главный бухгалтер и кассир. Контрольная функция в части соблюдения организацией кассовой дисциплины вменена обслуживающим банкам, которых ЦБ обязывает не реже одного раза в два года производить соответствующую проверку.

Бухгалтерский учет операций с наличностью

Бухгалтерский учет денежной наличности осуществляется на активном синтетическом счете 50, а документов, приравненных к ней, на синтетическом счете 56. По дебету счетов учитывается поступление, а по кредиту выплаты наличных денег и выдача денежных документов. К счету могут открываться субсчета, например, отдельный субсчет для денежных документов.

Если организация в своей деятельности ведет прием и выдачу наличных денежных средств на отдельных участках, могут быть открыты субсчета операционных касс и субсчет «главная касса» (или «касса организации»). Такое ведение учета рекомендуется потому, что это позволяет детальнее контролировать движение денежных средств по участкам ответственности.

Если организация имеет право на ведение наличных расчетов в иностранной валюте, к счету 50 открывается специальные субсчета по видам валют, на которых ведется их обособленный учет. Отражение операций в валюте других государств в бухгалтерском учете ведется в рублевом выражении по официальному валютному курсу на момент совершения операции.

Упрощенно бухучет работы с наличностью выглядит следующим образом:

  • Сопровождение операций поступления и выбытия первичными документами;
  • Регистрация первичных документов в соответствующих журналах;
  • Составление проводок при обработке первичных документов;
  • Перенос данных первичных документов в кассовую книгу;
  • Заполнение на основании кассовой книги учетных регистров.

Помимо этого, в целях контроля хранения и движения наличных денег в организации может проводиться инвентаризация кассы.

Инвентаризация кассы

Основанием для проведения внеплановой внезапной инвентаризации кассы может служить распоряжение руководителя организации. В обязательном порядке инвентаризации проводятся при смене кассиров и проведении плановых ежегодных инвентаризаций балансовых активов предприятия. В последнем случае инвентаризация кассы является первой инвентаризационной процедурой, проводимой комиссией.

Непосредственно перед началом инвентаризации комиссия принимает в бухгалтерии последние на текущий момент документы первичного кассового учета. С материально ответственных лиц получают расписки о полноте передачи первичных документов в бухгалтерию и оприходовании/списании поступивших/выбывших денежных средств.

Во время инвентаризации кассы прекращаются любые операции с наличностью или денежными документами. В кассе производится полистный пересчет находящейся в ней наличности и перепись денежных документов. Комиссия сверяет данные бухгалтерского учета и фактическую денежную наличность и денежные документы.

Выявленные в процессе инвентаризации результаты отражаются в акте. Акт составляется в двух экземплярах, подписываемых комиссией и кассиром, которому вручается один из экземпляров. Если инвентаризация проводится по поводу сдачи-приёмки дел от между кассирами, акт составляется в трех экземплярах, так как каждому из них передаются подписанные экземпляры.

Выявленные недостачи/излишки отражаются в акте с обязательным пояснением обстоятельств их возникновения. С материально ответственных лиц берется объяснительная о причинах возникновения излишков или недостачи.

Недостача наличности или денежных документов (в денежном их эквиваленте) взыскивается с кассира с совершением бухгалтерских проводок:

  • Дт 73-2 – Кт 94 – задолженность кассира по выявленной недостаче;
  • Дт 50 – Кт 73-2 – погашение кассиром задолженности по недостаче.

Излишки, выявленные при инвентаризации, приходуются и принимаются к учету с составлением проводки Дт 50 – Кт 91-1 на всю сумму излишка.